Grundlegendes zu Arbeitsauftrag, Auftragsstatus, Herkunftszeilen & Posten

Grundlegendes zum Arbeitsauftrag

Der Arbeitsauftrag ist der zentrale Baustein der MAIN-TOOL Auftragsverwaltung.
Jeder Auftrag wird manuell erzeugt, sei es durch individuelle Eingabe der relevanten Felder oder durch
Zuhilfenahme von Funktionen in MAIN-TOOL. In dieser Anleitung werden mehrere Möglichkeiten
beschrieben, verschiedene Auftragsarten zu erzeugen:

• Ad Hoc Auftrag z.B. zur Störungsbeseitigung,
• Dauerauftrag z.B. zur Zeiterfassung allgemeiner Werkstatttätigkeiten,
• Nacherfassung eines Auftrags z.B. aufgrund Dringlichkeit ohne vorige Auftragsanforderung.

Erläuterung Auftragsstatus

Einem Arbeitsauftrag können unterschiedliche Statuswerte zugewiesen werden, wie nachfolgend aufgelistet (mit internem Auftragsstatuswert) und Erläuterung des Status:

• Planung (100) = Erfassung, Terminierung & Zuweisung in MAIN-TOOL.
• Ausführung (200) = Planung fertig. Auftrag kann abgearbeitet werden.
• In Bearbeitung (250) = Auftrag in technischer Bearbeitung.
• Fertig gemeldet in Mobile (270) = Auftrag via MAIN-TOOL Mobile App fertig gemeldet.
• Fertig (300) = Technisch fertig, wird noch in MAIN-TOOL bearbeitet.
• Abgeschlossen (400) = Auftrag in MAIN-TOOL abgeschlossen und archiviert.

Hinweis:

Bei Bedarf können neue Status zwischen 100 und 400 hinzugefügt sowie existierende Status
umbenannt werden (Suche nach „Auftragsverwaltung Einrichtung“, dann Klick auf
„Aktionen“, „Funktion“, abschließend „Auftragsstatus ändern“).

Jede Statusänderung wird in der Statushistorie protokolliert.

Erläuterung Herkunftszeilen

Herkunftszeilen geben Auskunft, von welcher „Datenquelle“ der Auftrag stammt, bzw. was dessen
Herkunft ist. Mögliche Feldinhalte im Feld Herkunftsart sind:

Wurde ein Auftrag z.B. aus einer Auftragsanforderung erstellt, werden in der Kartenansicht des
Auftrags die Felder „Herkunftsart“ und „Herkunftsnr.“ vorbelegt.

Mit Klick auf „Herkunftszeilen“ kann die Listenansicht „Arbeitsauftragsherkunftszeilen“ geöffnet
werden, um z.B. nach Abschluss der Arbeiten den Auftrag auch an dem Herkunftsobjekt „Fertig“ zu
melden. Die Vorgehensweise dazu wird im Kapitel 5 erläutert.

Erläuterung Posten

MAIN-TOOL basiert wie die Basisapplikation Microsoft Dynamics 365 Business Central auf dem
Postenprinzip. Das bedeutet, dass die Aufwände und Verbräuche in Posten dargestellt werden.
Es gibt Arbeitsauftragsposten und Arbeitsauftragswertposten, die mit Klick auf „Assist-Button“, dann
„Zugehörig“, „Arbeitsauftrag“ anschließend auf „Posten“ zur Auswahl gestellt und angezeigt werden
können.

Allgemeine Hinweise

• Die Erfassung von Aufträgen an Technischen Objekten ist besonders effektiv über die Anlageninformationszentrale aufgrund der automatischen Zuordnung des Auftrags zum technischen Objekt.
• Interne Regelungen zu Feldangaben sind eine gute Option, die spätere Auswertung von Aufträgen zu vereinfachen und im Ergebnis zu verbessern, wobei dieser Prozess bereits bei der Erfassung beginnt. Fehlende oder unzutreffende Angaben führen zu weniger brauchbaren Ergebnissen am Ende.
• Die Felder „Schadensart“, „Schadensbild“ und „Schadensursache“ sind nicht miteinander verbunden, es stehen jeweils immer alle wählbaren Optionen zur Verfügung.
• Wurde ein Auftrag mit falschen Angaben erfasst und in Ausführung gebracht, kann dieser nicht gelöscht werden. Evtl. bereits gebuchte Posten müssen umgebucht werden und dann sollte der Auftrag abgeschlossen werden, ggf. mit geänderter informativer „Auftragsbeschreibung“.
• Befindet sich ein Auftrag in Ausführung, bei dem ein falsches Technisches Objekt hinterlegt wurde, muss ebenfalls das zuvor beschriebene Verfahren angewendet werden.
• Buchungen durch Einkaufs-/ oder Verkaufsbelege können nicht über MAIN-TOOL umgebucht werden. Diese Stornierungen müssen über die Basisapplikation erfolgen, z.B. Einkaufsgutschrift, Verkaufsgutschrift oder manuelle Umbuchung in der Finanzbuchhaltung.
• Mit der Fertigmeldung eines Arbeitsauftrages erscheint bei existierenden Herkunftszeilen eine Abfrage, ob diese auch „Fertig“ gemeldet werden sollen. In der Regel kann dies mit „Ja“ bestätigt werden. MAIN-TOOL fragt in dem Fall noch einmal nach, ob die Auftragsanforderung oder die Objektüberwachungszeile fertig gemeldet werden soll.
• Im Auftrag definierte Herkunftszeilen können auch bereits während der Ausführung fertig
  gemeldet werden.