Die Inforegister des Auftrags
Der Arbeitsauftrag verfügt über mehrere Inforegister.
Wie und welche Felder ausgefüllt werden müssen, hängt von den Anforderungen an die Auswertungen
und den internen Regelungen des Unternehmens ab, möglicherweise z.B. bei dem Feld
„Sachbearbeiter Nr.“ in Bezug auf den Datenschutz.
Bestimmte Felder werden vorausgefüllt, wenn der Auftrag z.B. aus einer Auftragsanforderung, einem
Folgeauftrag oder über eine Objektüberwachungszeile erstellt wurde.
Für die Planung des Auftrags haben alle Felder aber nur informativen Charakter. Die meisten können
geändert werden, solange sich der Auftrag im Status Planung befindet, einige Felder auch über diesen
Status hinaus.
Inforegister Allgemein
Im Inforegister „Allgemein“ sind allgemeine Beleginformationen zum Arbeitsauftrag erforderlich.
| Feldname | Bedeutung / Information |
| Nr. | Wird automatisch vergeben gemäß Nummernserien-Einrichtung |
| Beschreibung 1 - 3 | Beschreibung des Auftrags: so kurz und prägnant wie möglich, z.B. gemäß Definition: „Was, Wo, Wer“ in den 3 Feldern. Für eine ausführliche Beschreibung können die „Bemerkungen“ genutzt werden |
| Sachbearbeiter Nr. | Verantwortlicher für den Auftrag (muss Anwender definieren). Das Drill- Down-Menü öffnet die Ressourcenliste. |
| Zust. Abteilung Nr. | Die für die Durchführung bzw. Überwachung der Durchführung des Auftrags verantwortliche Abteilung. Das Drill-Down-Menü öffnet die Ressourcengruppenliste. |
| Auftragsstatus | Zeigt den aktuellen Status an. Änderung des Auftragsstatus erfolgt über die Funktion „Status ändern“ im Menüband. |
| Auftragskategorie | Kategorie zur eindeutigen Zuordnung, Auswertung und Unterscheidung z.B. in Reparatur, Wartung, Inspektion, Investition, etc. |
| Herkunftsart | Zeigt die Herkunftsart an, siehe Erläuterung Herkunftszeilen |
| Herkunftsnr. | Referenziert zur Nr. des Herkunftsdokuments |
| Plankosten % | Zeigt die Differenz zwischen Plan- und Ist-Kosten, abhängig von der Einstellung in der "Auftragsverwaltung Einrichtung", "Register Allgemein" |
| Dauerauftrag | Dient der Kennzeichnung als „Dauerauftrag“. Keine weitere Funktion |
| Geplant | Dient der Kennzeichnung als „geplante Tätigkeit“. Keine weitere Funktion |
| Gesperrt | Sperrt den Arbeitsauftrag für Buchungen. |
| Mobile in Bearbeitung von | Zeigt den Bearbeiter an, der den Auftrag ggf. über die maintool-APP gestartet hat, ansonsten leer. |
Inforegister Technisches Objekt
Wenn der Arbeitsauftrag einen Bezug zu einem technischen Objekt hat, sind im Inforegister
„Technisches Objekt“ diesbezügliche Informationen erforderlich.
| Feldname | Bedeutung / Information |
| Bezugsobjekt | Definiert die Zuordnung zu den einzelnen Objektarten. Zur Auswahl stehen:
Kombinationen aus vers. Objektarten innerhalb eines Arbeitsauftrags sind nicht möglich. Bei fehlender Zuordnung zu einem technischen Objekt muss dieses Feld als erstes eingetragen werden, um ein technisches Objekt (Detailnr.) auswählen zu können. Ist vorausgefüllt, wenn der Auftrag eine Herkunft hat. |
| Detailnr. | Zeigt die „Nr“ eines in den „Details“ hinterlegten Technischen Objekts an, siehe „Vorgang“, „Details“. Zeigt „MEHRERE“ an, wenn mehrere Objekte hinterlegt sind. |
| Detailbeschreibung | Zeigt die „Beschreibung“ eines in den „Details“ hinterlegten Technischen Objekts an, siehe „Vorgang“, „Details“. Zeigt keine Beschreibung an, wenn mehrere Objekte hinterlegt sind. |
Inforegister Zeilen
Die Auftragszeilen ermöglichen die Planung von angenommenen Aufwänden für die Bearbeitung des
Auftrags, wie z.B. Material oder Betriebsmittel, externe Dienstleistungen, eigenes Personal, etc.
Die Erfassung von Planzeilen erfolgt von links nach rechts, da nur so Automatismen während der
Erfassung aktiviert werden, z.B. Standardlagerplatz ermitteln, Preise ermitteln, Bestandsprüfung etc.
Sind die nachfolgend genannte Spalten nicht sichtbar, müssen diese mit der Funktion
„Personalisieren“ hinzugefügt werden.
| Feldname | Bedeutung / Information |
| Art | Welcher Aufwand soll geplant werden? Zur Auswahl stehen:
|
| Nr. | Nr. der ausgewählten Aufwandsart. |
| Beschreibung | Beschreibung der gewählten Aufwandsart-Nr. |
| Menge | Mengenangabe in der Einheit der Aufwandsart |
| Einheitencode | Auswahl der Einheit entsprechend der gewählten Aufwandsart. |
Mit Klick auf „Mehr Optionen“, dann „Funktion“ in der Zeilenansicht stehen folgende Funktionen zur
Verfügung:
- Einkaufsbelege generieren mit Klick auf „Anfrage erstellen“ oder „Bestellung erstellen“:
✓ Anfrage erstellen
✓ Bestellung erstellen - Verkaufsbelege generieren mit Klick auf „Angebot erstellen“ oder „Rechnung erstellen“:
✓ Angebot erstellen
✓ Rechnung erstellen - Bei Artikeln nutzbar:
✓ Stückliste entfalten (wenn der Artikel ein Stücklistenartikel ist)
✓ Reservieren (Manuelle Reservierung eines Artikels im Lager)
Mit Klick auf „Zeile“ in der Zeilenansicht stehen folgende Funktionen zur Verfügung:
- Artikelverfügbarkeit nach:
✓ Periode
✓ Variante
✓ Lagerort - Dimensionen
- Reservierungsposten
- Artikelverfolgungszeilen
Inforegister Leistungsbeschreibung
Im Inforegister „Leistungsbeschreibung“ können Angaben gemacht werden, die für die Durchführung
und Zuordnung des Auftrags sowie dessen Auswertung leistungsbeschreibend sind.
| Feldname | Bedeutung / Information |
| Arbeitsplannr. | Welcher Aufwand soll geplant werden? Zur Auswahl stehen:
|
| Leistungsartencode | Nr. der ausgewählten Aufwandsart. |
| Arbeitsschicht Code | Beschreibung der gewählten Aufwandsart-Nr. |
| Auftragspriorität Code | Mengenangabe in der Einheit der Aufwandsart |
| Störungscode | Auswahl eines Störungscodes zur Auswertung/Filterung. |
| Schadensfall Nr. | Auswahl einer Schadensfall Nr. (bei Addon ÖPNV verfügbar) |
| Schadensart | Auswahl der Einheit entsprechend der gewählten Aufwandsart. |
| Schadensbild | Auswahl eines Schadensbilds zur Unterstützung der Schwachstellenanalyse |
| Schadensursache | Auswahl einer Schadensursache für die Schwachstellenanalyse |
Inforegister Buchung
Da maintool eine umfangreiche Integration in die Basisapplikation besitzt, sind in diesem
Inforegister kfm. relevante Parameter zu finden.
| Feldname | Bedeutung / Information |
| Aktivierung | Relevant bei Investitionen. Schiebefeld kann gesetzt werden, wenn Aufwände auf nachfolgend auswählbare Kontonr. gebucht werden sollen. |
| Kontonr. | Relevant bei Investitionen, siehe Aktivierung, z.B. für aktivierte Eigenleistungen, Technische Anlagen im Bau, Bauten im Bau, etc. |
| Auftragsbuchungsgruppe Code | Für Rückmeldung bzw. Buchung von Aufwänden und Verbräuchen zwingend benötigt. Feld wird i.d.R. über „Auftragskategorie“ vorbelegt. |
| Kostenstelle Code | Codeauswahl Dimensionswerteübersicht Kostenstelle (globale Dim. 1) |
| Kostenträger Code | Codeauswahl Dimensionswerteübersicht Kostenträger (globale Dim. 2) |
| Anlagennr. | Ermöglicht Verknüpfung zwischen Arbeitsauftrag und Anlagegut der Anlagenbuchhaltung. Keine weitere Funktionalität darüber hinaus. |
| Budgetname | Zur Zuordnung zu Budgetplanung in maintool, sofern vorhanden. |
| Budgetpositionnr. | Zur Zuordnung zu Budgetplanung in maintool, sofern vorhanden. Budgetnr. im Hintergrund wird nicht angezeigt. |
| Mit Weiterberechnung | Schiebefeld zur Markierung, dass Leistungen dieses Auftrags in Rechnung gestellt werden sollen. |
| Verkauf an Debitornr. | Angabe der Kundennr., im Fall von Weiterberechnungen von z.B. Serviceleistungen für einen Kunden, etc. |
| Währungscode | Relevant, wenn Leistungen an Kunden außerhalb des eigenen Währungsraums weiterberechnet werden sollen. |
Inforegister Termine
In diesem Inforegister erfolgt die Terminierung des Auftrages.
| Feldname | Bedeutung / Information |
| Ausführungsdatum/-zeit | Angabe des Datums der geplanten Ausführung, ggf. mit Uhrzeit [hh:mm]. |
| Auftragsdauer | Angabe der Dauer des Auftrags in Minuten, Stunden oder Tagen. |
| Geplanter Fertigstellungstermin/-zeit | Errechneter Fertigstellungstermin, kann überschrieben werden, dann wird „Auftragsdauer“ berechnet und überschrieben. |
| Stillstand | Schiebefeld zur Aktivierung der Stillstand-Felder bei geplantem Stillstand. |
| Stillstand von Datum/-zeit | Angabe des Datums des geplanten Stillstands, ggf. mit Uhrzeit [hh:mm]. |
| Stillstandsdauer | Angabe der Dauer des Stillstands in Minuten, Stunden oder Tagen. |
| Stillstand bis Datum/-zeit | Errechneter Stillstandsende-Termin, kann überschrieben werden, dann wird „Stillstandsdauer“ berechnet und überschrieben. |
| Belegdatum | Datumsangabe, wann der Auftrag erstellt wurde. |
| Eröffnungsdatum/-zeit | Datums-/Zeitangabe, wann der Auftrag eröffnet wurde. |
| Fertiggemeldet am/um | Datums-/Zeitangabe, wann der Auftragsstatus auf „Fertig“ geändert wurde |
| Abgeschlossen am/um | Datums-/Zeitangabe, wann der Auftragsstatus auf „Abgeschlossen“ geändert wurde. |
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