Der Arbeitsauftrag besteht aus mehreren verknüpften Tabellen. Für einige Tabellen wurden die so genannten „Infoboxen“ angelegt, die am rechten Rand angezeigt werden.
Es gibt folgende Infoboxen:
- Drop Bereich
- Arbeitsauftragshistorie
- Auftragsdetails
- Auftragstexte
- Bemerkungen
- Auftragsfakten
- Dokumente
Die wesentlichen Infoboxen von maintool werden in den folgenden Kapiteln beschrieben.
Infobox Drop Bereich
Die Infobox „Drop Bereich“ ermöglicht, gespeicherte Dokumente per „Drag and Drop“ mit dem Auftrag zu verlinken. Die Pfadadresse zum Speicherort des betreffenden Dokuments wird anschließend in der Infobox „Links“ unter „Anhänge“ angezeigt und kann von dort aufgerufen werden.
Bearbeiten oder Löschen des Links ist ebenfalls in der Infobox „Links“ möglich.
Infobox Auftragshistorie
Diese Infobox zeigt eine tabellarische Übersicht des Auftrags zu den folgenden Elementen:
- Arbeitsauftragsnr. existierende Arbeitsauftragsnummer
- Anzahl Posten gebuchte Verbräuche und Aufwände
- Folgeaufträge existierende Folgeaufträge
- Anzahl Herkunftszeilen z.B. 1 Objektüberwachungszeile
- Einkaufsanfragen existierende Einkaufsanfragen
- Bestellungen existierende Einkaufsbestellungen
- Gebuchte EK-Rechnungen gebuchte Eingangsrechnungen auf den Arbeitsauftrag
- Gebuchte EK-Gutschriften gebuchte Einkaufsgutschriften/Rechnungskorrekturen
- Verkaufsanfragen existierende Verkaufsanfragen
- VK-Rechnungen existierende, aber nicht gebuchte Verkaufsrechnungen
- Gebuchte VK-Rechnungen gebuchte Verkaufsrechnungen
- Gebuchte VK-Gutschriften gebuchte Verkaufsgutschriften
Infobox Auftragsdetails
Diese Infobox zeigt die dem Auftrag zugeordneten technischen Objekte und ermöglicht die Erfassung und Bearbeitung der Auftragsdetails, sowie die Anzeige des Objektes in der Kartenansicht.
Infobox Auftragstexte
Auftragstexte können genutzt werden, um Aufgaben und Arbeitsablauf-Vorgaben für die Bearbeitung eines Auftrages zu definieren bzw. zu dokumentieren. Die Texte können über die Infobox eingesehen bzw. bearbeitet werden. Dabei kann auch auf vordefinierte Hinweise und Anweisungen bzw. Checklisten z.B. mit obligatorischen Rückmeldungen zugegriffen werden.
Weiterführende Informationen zur Nutzung von Checklisten sind in diesem Abschnitt zu finden.
Infobox Bemerkungen
Zusätzlich zu den Auftragstexten können Bemerkungen abgespeichert werden. Diese werden mit einem Datumsstempel versehen und ermöglichen eine chronologische Erfassung und Auswertung. Mit Klick auf „Texteditor“ kann ein Text-Editor aufgerufen werden, mit dem Inhalte auch per „Copy/Paste“ hinzugefügt werden können.
Bemerkungen können z.B. verwendet werden, wenn die Beschreibungszeilen im Register Allgemein nicht ausreichend sind, um den Auftrag oder Hintergrundinformationen zu beschreiben.
Ein weiterer Anwendungsfall für Bemerkungen kann sein, damit eigene ToDo-Listen etc. in der Planungsphase des Auftrags zu erfassen, die typischerweise nicht in die Kategorie Auftragstexte oder Leistungsbeschreibung gehören. Bemerkungen werden auf der Auftragskarte nicht ausgedruckt.
Auftragsfakten
Die Infobox „Auftragsfakten“ ermöglicht, Fotos am Auftrag abzuspeichern und anzuzeigen.
Wenn Fotos bereits an einer Auftragsanforderung (Störmeldung) hinterlegt wurden und diese
anschließend in einen Auftrag konvertiert wird, werden diese Fotos automatisch in die Auftragsfakten
übernommen.
Dokumente
Zusätzlich zu den verlinkten Anhängen, können Dokumente zum Beleg „importiert“ und im Fall einer gewünschten Sichtung „exportiert“ werden. Zusätzlich kann eine Excelliste der importierten Dokumente erstellt werden.
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