Um einen Auftrag zu erfassen, stehen die Funktionsschaltflächen „Neue Tätigkeit erstellen“ oder „Neu“ in Kombination mit „Auftrag erstellen“ in vielen maintool-Objekten zur Verfügung, z.B.
- in der Anlageninformationszentrale,
- in den Stammdatenlisten der Technischen Objekte.
Eine effektive Vorgehensweise ist, das betreffende Technische Objekt in der Anlageninformationszentrale zu markieren und anschließend auf „Neue Tätigkeit erstellen“ und dann „Auftrag erstellen“ zu klicken. Damit wird die Verbindung zum Technischen Objekt sowie ggf. dessen Kostenstelle bereits im Auftrag hinterlegt und die Erfassung kann mit den Beschreibungsfeldern begonnen werden.
Da bisweilen jedoch auch Arbeitsaufträge erstellt werden, bei denen das konkrete Technische Objekt z.B. erst zu einem späteren Zeitpunkt bekannt ist, wird nachfolgend die „manuelle“ Erstellung erläutert, in der alle Zuweisungen explizit definiert werden.
Manuell einen Auftrag erstellen
Mit Klick auf „Arbeitsauftrag“ im Zeilenband „Aktionen“ auf der Startseite wird direkt ein neuer Arbeitsauftrag in der Kartenansicht erstellt.
Alternativ wird mit Klick auf „Arbeitsaufträge“ in der ersten Zeile die Liste der Arbeitsaufträge geöffnet. Im Anschluss muss mit Klick auf „Neu“ ein neuer Arbeitsauftrag erstellt werden.
Im Fall einer Abfrage der Nummernserie für den Arbeitsauftrag kann einfach auf „OK“ geklickt werden, wenn nur eine Nummernserie existiert, andernfalls muss die betreffende Nummernserie gewählt werden. Klick auf den „Assist-Button“ (3 horizontale Punkte) zeigt die ggf. zur Auswahl stehenden Nummernserien an.
Mit „Enter“ oder Klick in ein weiteres Feld außer „Nr.“ wird die nächste freie Auftragsnummer aus der
hinterlegten Nummernserie ermittelt und im Feld „Nr.“ eingetragen.
Auftragsdaten eintragen
Welche Felder relevant und gemäß Unternehmensdefinitionen ausgefüllt werden müssen, wird sehr individuell gehandhabt.
Nachfolgend ein einfaches Beispiel:
Bei der „manuellen“ Erfassung muss das Technische Objekt für den Auftrag explizit hinzugefügt
werden, sobald möglich bzw. sofern bekannt. Das nachfolgende Kapitel erläutert die Zuordnung.
Technisches Objekt zuordnen
Damit ein Technisches Objekt dem Auftrag hinzugefügt werden kann, muss im Register „Technisches Objekt“ zunächst im Feld „Bezugsobjekt“ angeben sein, um welche Art Technisches Objekt es sich handelt:
- Anlagenkennzeichen
- Einbauplatz
- Technische Komponente
- Fahrzeug
Anschließend kann mit Klick „Details“ (Schraubenmutter-Symbol) das betreffende Technische Objekt aus der Liste der Technischen Objekte ausgewählt werden.
Dazu wird in der Spalte „Nr.“ das betreffende Technische Objekt ausgewählt. Es wird empfohlen, bei der Auswahl die Funktion „Aus vollständiger Liste auswählen“ zu nutzen, um die vollständige Übersicht aller Technischen Objekte inkl. der Filteroptionen anzuzeigen.
Wenn erforderlich können mehrere Zeileneinträge mit technischen Objekten hinzugefügt werden, vorausgesetzt, sie gehören alle zu derselben globalen Dimension 1 (Kostenstelle).
Liegen verschiedene Kostenstellen an den Technischen Objekten vor, müssen separate Arbeitsaufträge erstellt werden, da einem Arbeitsauftrag nur eine globale Dimension 1 zugewiesen werden kann.
Nach Abschluss der Zuordnung wird dies in dem Feld „Detailnr.“ angezeigt („MEHRERE“ bei Zuordnung mehrerer Objekte).
Auftragstexte erfassen
Um den Arbeitsauftrag und die durchzuführenden Arbeiten ggf. detaillierter zu beschreiben, können Auftragstexte verwendet werden. Mit Klick auf „Texte“ kann die Liste der Auftragstexte geöffnet werden.
Abbildung: Arbeitsauftrag - Auftragstexte
Im Abschnitt Checklisten ist die Vorgehensweise zur Erstellung von einfachen Texten bis hin zu komplexen Checklisten mit Leistungsdaten-Rückmeldung beschrieben.
Daher werden nachfolgend nur 4 grundlegende Möglichkeiten beispielhaft dargestellt:
- Erfassung einer Anweisung mit vier Arbeitsschritten aus existierenden Anweisungen (Code
ANW0003) - Erfassung einer Anweisung mit drei Checklistenpositionen
- Erfassung eines Hinweises aus existierenden Hinweisen (Code HW001)
- Manuell erfasster Text
Hinweis:
Bei der Erfassung muss auf die richtige Reihenfolge geachtet werden:
- Wenn die am technischen Objekt hinterlegten Arbeitsanweisungen und Arbeitshinweise aufgerufen werden sollen, muss zuerst die Spalte „Detailnr.“ ausgefüllt werden, damit die referenzierten Codes ausgewählt werden können.
- Für den Aufruf aller Arbeitsanweisungen/Arbeitshinweisen muss zuerst die Spalte „Code“ ausgefüllt und anschließend „Detailnr.“.
Auftragsplanzeilen erfassen - Stückliste der Techn. Komponente entfalten
Im Inforegister „Zeilen“ kann die Planung der Aufwände vorgenommen werden.
Hinweis:
Ob eine Planung erforderlich ist, hängt von den unternehmensweiten Vorgaben ab. Für die Abwicklung des Auftrags in maintool sind Angaben im Register „Zeilen“ keine Voraussetzung.
Ohne Planung besitzt der Auftrag keine Plankosten.
Die Funktion „Stückliste entfalten“ kann die Planung unterstützen, wenn die in der Stückliste aufgeführten Artikel der (in den Auftragsdetails zugeordneten) Technischen Komponente ganz oder teilweise in die Planzeilen des Auftrags übernommen werden sollen.
Daher kann es zweckmäßig sein, wiederkehrend benötigte Verschleißteile einer Technischen Komponente in die Stückliste der Technischen Komponente einzutragen.
In den Planzeilen des Auftrags können einzelne Zeilen nach Bedarf gelöscht werden oder ergänzt werden ohne Auswirkung auf die Stückliste der Technischen Komponente.
Nachfolgend ist die Vorgehensweise zum Aufruf der Funktion „Stückliste entfalten“ beschrieben:
Klick auf „Details“ öffnet die Liste „Auftragsdetails“. Nach Auswahl des Technischen Objekts werden mit Klick auf „Stückliste entfalten“ die Stücklistenpositionen in die Planzeilen des Auftrags übernommen.
Leistungsbeschreibung vervollständigen
Es wird empfohlen bei Störungen und Mängelbeseitigungen zu Auswertungszwecken und Unterstützung der Schwachstellenanalyse im Verlauf der Auftragsbearbeitung die Felder „Leistungsartencode“, „Auftragspriorität Code“, „Störungscode“, „Schadensart“, „Schadensbild“ und „Schadensursache“ soweit möglich und zutreffend auszufüllen.
Fehlen Auswahlmöglichkeiten in den zur Verfügung stehenden Angaben der Auswahlfelder wird empfohlen, diese kontinuierlich zu erweitern, damit bestmöglich zutreffende Angaben gemacht und ausgewertet werden können.
Angaben zur Buchung überprüfen
Bei Instandsetzungsarbeiten reicht erfahrungsgemäß häufig die Angabe zur „Auftragsbuchungsgruppe“ und „Kostenstelle“ aus.
Es wird empfohlen, interne Regelungen zur Erfassung von Angaben bei den unterschiedlichen Arten von Arbeitsaufträgen zu definieren. In diesem Zusammenhang kann die Vorbelegung von Eingabefeldern eine sinnvolle Maßnahme sein, siehe nachfolgender Hinweis.
Hinweis:
Die Vorbelegung bestimmter Angaben entsprechend der Auftragsart ist möglich im Register „Allgemein“ im Feld „Auftragskategorie“ durch Klick auf „Aus vollständiger Liste auswählen“.
In der nun angezeigten Listenansicht der Arbeitsauftragskategorien können die gewünschten Vorbelegungen eingetragen werden.
Auftrag terminieren
Es stehen Eingabefelder zur Verfügung, Auftragstermine zu planen.
Die Auftrags-Plandaten eines nachfolgenden Beispiels könnten sein:
- Die Leckage ist um 6 Uhr aufgetreten und die Anlage steht seitdem.
- Es sind Servicemitarbeiter ab 9:15 Uhr eingeplant, die Reparatur durchzuführen.
- Geschätzte Reparaturdauer ca. 3 Stunden.
- Ende des Stillstandes wird nacherfasst, wenn die Anlage wieder in Betrieb ist.
Abbildung: Arbeitsauftrag Terminierung Leckagebeseitigung
Auftrag ausführen
Mit dem Abschluss der Erfassung, Planung und Terminierung muss der Arbeitsauftragsstatus von „Planung“ auf „Ausführung“ geändert werden. Nach Statusänderung in „Ausführung“ können keine Plandaten mehr geändert werden.
Deshalb wird empfohlen, vor Statusänderung eine Überprüfung der gemachten Angaben vorzunehmen. Nach Klick auf den „Assist-Button“ kann mit der Schaltfläche „Auftragskarte“ eine Vorschau des Auftrags geöffnet und bei Bedarf ausgedruckt werden.
Sind keine Änderungen mehr erforderlich, kann die Zuweisung des Status zum nachfolgenden Status, hier „Ausführung“ mit Klick auf den „Assist-Button“ und dann „Status ändern“ erfolgen.
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