Der Arbeitsauftrag ist der zentrale Baustein der maintool Auftragsverwaltung.
Jeder Auftrag wird manuell erzeugt, sei es durch individuelle Eingabe der relevanten Felder oder durch Zuhilfenahme von Funktionen in maintool. In dieser Anleitung wird die Möglichkeiten beschrieben, einen Arbeitsauftrag auf Basis einer registrierten Auftragsanforderung zu erstellen.
Eine Stör- oder Mangelmeldung, eine Anforderung aus einem anderen Bereich oder ein Informationseintrag zu einem speziellen Ereignis kann in maintool in Form einer Auftragsanforderung dokumentiert werden. Der Prozess zur Erstellung einer Auftragsanforderung wird hier beschrieben.
Nach Abschluss der Eingaben wird die Auftragsanforderung registriert und erscheint (im Falle eines „aktuellen“ Erfassungsdatums) automatisch im Rollencenter des Arbeitsvorbereiters bei „Aktuelle Auftragsanforderungen“:
Dies entspricht der Listenansicht „Aktuelle Auftragsanforderungen“, die auch mit Klick auf „Auftragsanforderungen“ und der Auswahl „Aktuelle Auftragsanforderungen“ angezeigt werden kann.
Listenansicht „Aktuelle Auftragsanforderungen“
Zusätzlich existiert eine Kachel für „Überfällige“ Auftragsanforderungen. Mit Klick auf diese Kachel wird die o.g. Liste entsprechend nach den überfälligen Auftragsanforderungen gefiltert.
Des Weiteren kann die Liste „Alle“ Auftragsanforderungen anzeigen, die entgegen der Filterung über die Kachelansicht im Rollencenter auch die nicht registrierte Auftragsanforderungen anzeigt (Navigation über „Startseite“ zu „Auftragsanforderungen“).
Für die Erstellung eines Auftrags aus einer Auftragsanforderung wird folgende Vorgehensweise empfohlen:
Öffnen der Auftragsanforderung durch Klick direkt auf die Nummer des Listenelements in der Spalte „Nr.“ oder die Schaltfläche mit den 3 senkrechten Punkte und dann auf „Bearbeiten“.
Anschließend „Sichten und Bewerten“ der Auftragsanforderung. Zur Bewertung des Handlungsbedarfs stehen 2 Möglichkeiten zur Auswahl:
- Buchen.
Hierbei wird die Auftragsanforderungen den „gebuchten Auftragsanforderungen“ hinzugefügt, was dem Speichern zu Dokumentationszwecken bzw. Hinzufügen zur Historie der Technischen Komponente entspricht, siehe folgender Hinweis. - Buchen und Auftrag erstellen.
Hierbei wird zusätzlich zum zuvor beschriebenen Buchungsvorgang auch ein Auftrag erstellt, bei dem alle Eingaben aus der Auftragsanforderung übernommen und vorbelegt werden (bis auf „Sachbearbeiter Nr.“.
Erst mit Klick auf „Buchen“ in der Kartenansicht der Auftragsanforderung werden die oben genannten Auswahloptionen abgefragt, wie nachfolgend gezeigt:
Mit Klick auf „Buchen und Auftrag erstellen“ wird als Nächstes die Nummernserie der Arbeitsaufträge abgefragt. In der Regel wird nur eine Nummernserie hierfür vergeben, weshalb die Abfrage einfach mit „OK“ beantwortet werden kann.
Anschließend wird ein neuer Arbeitsauftrag erstellt und im Rollencenter bei „Planung Akt. Arbeitsaufträge“ angezeigt:
Dies entspricht der gefilterten Listenansicht „Planung Akt. Arbeitsaufträge“, die mit Klick auf „Arbeitsaufträge“ angezeigt wird:
Filtermöglichkeiten der Listenansicht „Arbeitsaufträge“:
Hinweis:
Der neue Auftrag wird nicht automatisch geöffnet, sondern muss nun aktiv „bearbeitet“ bzw. geöffnet werden.
Der Leitgedanke für den Arbeitsprozess des Arbeitsvorbereiters im Rollencenter ist, zunächst alle Auftragsanforderungen zu sichten und einzeln zu bewerten. Dies kann auch in der Listenansicht der Auftragsanforderungen erfolgen. Hierzu ist es zweckmäßig, alle gewünschten Felder/Spalten mit der „Personalisieren“-Funktion einzublenden und in gewünschter Reihenfolge anzuordnen.
Anschließend, wenn der tägliche Arbeitsvorrat bekannt ist, soll/kann mit der Priorisierung, Planung und Terminierung der neuen Arbeitsaufträgen begonnen werden.
Bemerkungen in den Auftragsanforderungen werden in den Auftrag übertragen.
„Registrieren“ nach dem Erfassen einer Auftragsanforderung wird häufig vergessen bzw. mit „OK“ verwechselt. Es wird empfohlen, daher regelmäßig die nicht registrierten Auftragsanforderungen zu sichten.
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