Ressourcen Stunden in Auftrags Buch.-Blatt erfassen

Kurzzusammenfassung

In diesem Artikel werden die Bearbeitungsschritte erläutert, Ressourcen Stunden mittels Buchungen in den Auftrags Buch.-Blättern zu erfassen und dem betreffenden Auftrag zuzubuchen.

Ressourcen Stunden in Auftrags Buch.-Blatt erfassen

Alternativ zu der in den vorigen Dokumenten aufgezeigten Vorgehensweise wird hier nun die Option beschrieben, Ressourcen Stunden (und ebenso Materialverbräuche, etc.) in den Auftrags Buch.-Blättern zu erfassen und dem Auftrag zuzubuchen. Bemerkungen oder Checklisteninhalte können hier allerdings nicht rückgemeldet werden. Es ist auch keine Statusänderung des Auftrags möglich.

Voraussetzung für diese Art der Erfassung ist, dass ein Auftrag existiert.

Die Arbeitsauftrags Buch.-Blätter

Die Arbeitsauftrags Buch.-Blätter sind eine Art „Funktionstabelle“, in der nacheinander beliebig viele Zeilen zu beliebig vielen Aufträgen erfasst und dann gleichzeitig, sozusagen mit einem „Klick“, gebucht werden können. Es dient der effektiveren Verarbeitung mehrerer und/oder umfangreicherer Arbeitsaufträge.

Buchungen in den Arbeitsauftrags Buch.-Blättern ändern nichts am Status des Auftrags.

Auswahl Buch.-Blatt Vorlage

Mit Suche nach „Arbeitsauftrags Buch.-Blätter“ kann die Liste der Arbeitsauftrags Buch.-Blatt Vorlagen geöffnet werden, wenn mehrere Vorlagen existieren. Andernfalls wird direkt die Standard-Vorlage geöffnet, die bei der Installation automatisch erstellt wurde.

MAIN-TOOL bietet die Möglichkeit, mehrere Buch.-Blatt Vorlagen zu erstellen, z.B. für unterschiedliche Abteilungen o.ä., was mit sich bringt, dass dann aus mehreren Vorlagen die für den Buchungsvorgang zutreffende Vorlage ausgewählt werden muss.

Im nachfolgenden Beispiel existieren zwei Buch.-Blatt Vorlagen:

Nach Markieren der Vorlage z.B. mit dem Namen „Standard“ und Klick auf „OK“ wird diese geöffnet.

Im Feld „Name“ steht anschließend eine weitere Auswahlmöglichkeit zur Verfügung, um z.B. auf einen mitarbeiterspezifischen oder auftragsspezifischen Blattnamen innerhalb der zuvor gewählten Vorlage zuzugreifen. In diesem Beispiel existiert aber nur ein Blatt mit dem Namen „Standard“.

Bearbeiten des Buch.-Blatts

Die Bearbeitung der Zeile des Buch.-Blatts erfolgt von links nach rechts:

• In den Feldern „Buchungsdatum“ und „Belegdatum“ kann nun das gewünschte Datum eingetragen werden.
• Im Feld „Beleg Nr.“ muss eine Belegnummer vergeben werden. Es wird empfohlen, eine Codierung aus Bearbeiter und Bearbeitungsdatum zu verwenden, um die Nachvollziehbarkeit zu verbessern, z.B. SML-1607 oder 1607-SML für Sebastian Müller Juli 2016. Es kann eine Nummernserie festgelegt werden.   
• Im Feld „Auftragsnr.“ wird der Arbeitsauftrag ausgewählt, dem Ressourcen zugebucht werden sollen. Das Drill-Down-Menü zeigt Arbeitsaufträge vom Status „Ausführung“ bis „Fertig“ an.

• Im Feld „Zeilennr.“ kann nun entweder die gewünschte Zeile aus dem Auftrag ausgewählt und in das Buch.-Blatt übernommen (und dann ggf. noch abgeändert) werden,

oder das Feld wird freigelassen, wenn

• im Feld „Art“ der betreffende Artikel, die Ressource oder Fremdleistung manuell eingegeben werden soll.
• Nur in diesem Fall müssen im Feld „Nr.“ nun die betreffende Nr. (des Artikels, der Ressource oder Fremdleistung) ausgewählt sowie
• „Menge“ und
• „Lagerortcode“ (nur bei Artikel) und
• „Lagerplatzcode“ (nur bei Artikel) ausgefüllt werden.

Das Feld „Beschreibung“ wird automatisch ausgefüllt. Sollen weitere Leistungen erfasst werden, können diese analog zu dem in diesem Kapitel beschriebenen Ablauf in weiteren Zeilen angegeben werden, wobei es keine Rolle spielt, ob diese zu einem oder mehreren Aufträgen gehören, da in jeder Zeile der betreffende Auftrag angegeben werden muss.

Buchen des Buch.-Blatts

Wenn die Erfassung abgeschlossen ist, können die Leistungen mit der Funktion „Buchen“ gebucht werden. Mit „Buchen und drucken“ kann zusätzlich zum Buchungsvorgang ein Beleg mit den erfassten Zeilen ausgedruckt werden.

Abschließende Hinweise zu dieser Anleitung

• Bei der Buchung von Leistungen im Auftrags-Buch.-Blatt erscheint im Gegensatz zur Erfassung von Leistungen mittels Auftragsrückmeldungen keine Abfrage zur Änderung des Status des betreffenden Auftrags.
• Es besteht die Möglichkeit, innerhalb einer Auftrags-Buch.-Blatt-Vorlage noch verschiedene Buchblatt-Namen z.B. für unterschiedliche Abteilungen, Projekte oder Mitarbeiter auszuwählen.