Auftragsumbuchung

Grundsätzliches

Die Auftragsumbuchung ermöglicht die Umbuchung von Auftragsposten und Korrektur des Arbeitsauftrags hinsichtlich nachfolgender Informationen bzw. Referenzen:

• Aktivierung Ja / Nein
• Kontonr.
• Auftragsbuchungsgruppe
• Dimensionen z.B. Kostenstelle oder/und Kostenträger
• Budgetname
• Budget und Budgetposition
• Leistungsartencode

Mit der Auftragsumbuchung werden die zuvor erzeugten Auftragsposten durch neue Auftragsposten storniert. Anschließend werden die Aufwände mit den neuen Informationen erneut gebucht.

Wichtige grundlegende Hinweise zur Auftragsumbuchung

• Die Zuordnung zu einem technischen Objekt kann hiermit nicht korrigiert werden.
• Bestellungen und Eingangsrechnungen müssen manuell umgebucht werden, entweder über entsprechende Gutschriften / Rechnungskorrekturen oder direkt in der Finanzbuchhaltung durch Umbuchen der Beträge.
• Für die Umbuchung von einzelnen Auftragsposten auf andere Aufträge existieren in maintool die Arbeitsauftrags Umbuchungs Buch.-Blätter.
• Es werden keine Posten korrigiert, sondern es erfolgt immer eine erneute Buchung (Storno und Neubuchung).
• Die Funktion erlaubt die Korrektur von „in Ausführung“ stehenden Arbeitsaufträgen sowie „Abgeschlossenen Aufträgen“
• Existieren keine Auftragsposten, wird nur der Arbeitsauftrag korrigiert.
• Die Funktionalität korrigiert keine NAV-Belege z.B. Dimensionen in Bestellungen mit Auftragsreferenz.
  

Auftragsumbuchung aufrufen

Mit Suche nach „Arbeitsauftragsumbuchung“ kann die Abfrage aufgerufen werden.

Die Abfrage im Register „Optionen“ basiert auf 3 Bereichen:

• Auftrag und Umbuchungsinformationen
• Aktuelle Auftragsdaten
• Neue Auftragsdaten

Schritt 1 - Auftrag auswählen

• Der Schieberegler „Revision“ muss gesetzt werden, wenn der Arbeitsauftrag bereits abgeschlossen wurde. Nur mit dieser Kennzeichnung werden die abgeschlossenen Arbeitsaufträge angezeigt.
• Anschließend wird die „Auftragsnr.“ im gleichnamigen Feld erfasst. maintool ermittelt die aktuellen Informationen und zeigt diese an.
• Eine „Zeilennr. (Auftrag)“ kann im gleichnamigen Feld ausgewählt werden, wenn eine einzelne Planzeile geändert werden soll.
• „Belegnr.“ wird automatisch ausgefüllt, wenn eine Nummernserie vergeben worden ist.

Das Feld „Buchen mit Buchungsdatum aus“ muss unbedingt ausgefüllt werden. Es ermöglicht die Buchung der Auftragsposten entweder mit dem ursprünglichen Buchungsdatum oder dem Buchungsdatum, welches im unteren (dritten) Bereich angegeben werden kann.

Schritt 2 – Zu ändernde Informationen erfassen

Im (unteren) dritten Bereich können nun in allen nicht ausgegrauten Feldern die zu ändernden Informationen eingetragen werden.

Dimension ändern

Sollen z.B. die Dimensionen „Kostenstelle“ oder „Kostenträger“ geändert werden, kann die Zuordnung mit Klick auf die Assist Schaltfläche im Feld „Dimensionen“ bearbeitet werden.

In der Spalte „Neuer Dimensionswertcode“ kann der neue Dimensionswert ausgewählt werden.

Schritt 3 - Umbuchung durchführen

Nach der Erfassung kann die Umbuchung sowohl über die Schaltfläche „Vorschau & schließen“, „Drucken“ als auch „Senden an …“ (Schaltfläche mit weiteren Optionen) durchgeführt werden.

Hinweis:

Klick auf „Vorschau & schließen“ führt nicht zu einer Vorschau bzw. einem Testbericht im klassischen Sinne, sondern löst die Umbuchung aus, die anschließend in Form einer „Seitenansicht“ angezeigt wird.