Budgets in MAIN-TOOL

In MAIN-TOOL werden Budgets unter dem Begriff „Arbeitsauftragsbudget“ zusammengefasst. MAIN-TOOL ermöglicht die Definition von Budgetnamen, Budget und Budgetpositionen. Diese Budgets und Budgetpositionen können monetär budgetiert und anschließend überwacht werden. Zusätzlich können Überschriften und Summenzeilen erstellt werden.

In der Regel erfolgt die Erfassung der budgetierten Beträge erst nach erfolgreicher Genehmigung der einzelnen Positionen und Budgets.

Das Budget fokussiert sich auf das Kostencontrolling der Budgets und nicht auf die terminliche und monetäre Planung, d.h. die Möglichkeit zu Planungsprognosen (mit entsprechenden „Funktionen“) existiert derzeit nicht.

Das Budget referenziert weder direkt auf technische Anlagen in MAIN-TOOL noch entstehen Verbindungen zu Kostenstellen, Kostenträger oder Sachkonten der NAV-Basisapplikation. Das ermöglicht eine sehr flexible Einrichtung z.B. von Instandhaltungs-, Projekt-, oder Investitionsbudgets.

Es existiert keine Plantafeldarstellung der Budgetpositionen.

Erstellen eines Budgetnamen und Erfassen eines Budgets

Mit Suche nach „Arbeitsauftragsbudgets“ kann die Liste geöffnet werden. Ein neuer Budgetnamen kann mit Klick auf „Neu“ erstellt werden. Anschließend können „Name“ und „Beschreibung“ eingegeben werden.

Mit der Schaltfläche „Budget bearbeiten“ wird das markierte Listenelement zur Bearbeitung geöffnet.

Die Ansicht des Arbeitsauftragsbudgets gliedert sich in die Register:

• „Allgemein“
• „Filter“
• „Optionen“

Arbeitsauftragsbudget Register „Allgemein“

Im Register „Allgemein“ stehen Anzeigeoptionen zur Verfügung sowie Zeilen, in denen Budgetzeilen erfasst werden können.

Die Erfassung der Budgetzeilen erfolgt von links nach rechts.

Beispielsweise kann mit einer Überschrift begonnen werden (zur Gliederung ohne weitere Funktion).

Das Feld „Typ“ stellt folgende Optionen zur Auswahl:

• Position
• Budget
• Überschrift
• Summe

MAIN-TOOL ermöglicht manuelle und automatische Vergabe der „Nr.“. Für die automatische Vergabe muss eine entsprechende Nummernserie eingerichtet und in der „Auftragsverwaltung Einrichtung“ zugeordnet werden.

Im Feld „Budgetart“ steht zur Auswahl:

• Alle
• Investition
• Instandhaltung

Arbeitsauftragsbudget Register „Filter“

In diesem Register wird der gewählte Datumsfilter angezeigt.

Arbeitsauftragsbudget Register „Optionen“

Hier können mit Aktivierung des Schiebefelds „nur gültige Zeilen“ ungültige Zeilen ausgeblendet werden, bei denen z.B. die Gültigkeit einer Position nicht innerhalb des Datumfilters gegeben ist.

Das Schiebefeld „Wirtschaftsjahr“ ermöglicht, auf das Wirtschaftsjahr umzuschalten.

Mit der Eingabe von Budgetzeilen im Register „Allgemein“ wird das Budget vervollständigt.

Einrichtung der Budgetzeilen

Zu jeder eingetragenen Zeile im Register „Allgemein“ eines Budgetnamens kann eine Kartenansicht aufgerufen werden. Alle Kartenansichten verfügen über zwei Register:

• Register „Allgemein“ ermöglicht Angaben zur Gültigkeit eines Budgets bzw. einer Budgetposition in den Feldern „Gültig ab“ und „Gültig bis“ sowie die Option, Budgets und Positionen zeilenweise als „Gesperrt“ zu markieren.
• Register „Steuerung“ ermöglicht die Einstellung der Formatierung der Budgetzeile innerhalb der Budgetübersicht.

Die möglichen Einstellungen/Angaben werden nachfolgend erläutert.

Wurden Zeilen vom Typ „Budget“ angelegt, müssen diese eingerichtet werden.

Kartenansicht einer Zeile vom Typ „Budget“

Es gilt: Jedes Budget muss mindestens eine Position enthalten.

Mit Klick auf „Karte“ kann die Kartenansicht der markierten Budgetzeile geöffnet werden:

Die Kartenansicht zeigt die Register „Allgemein“ und „Steuerung“ sowie alle Zeilen, die zuvor unterhalb der Zeile vom Typ „Budget“ eingegeben wurden.

Kartenansicht einer Zeile vom Typ „Position“

In der Kartenansicht der Zeilen vom Typ „Position“ sind folgende Einstellungen/Angaben im Register „Allgemein“ möglich:

• „Genehmigt laut“
• „Kreditor“
• Schieberegler „Fertig“
• „Gültig ab“
• „Gültig bis“
• Schieberegler „Gesperrt“

Kartenansicht einer Zeile vom Typ „Summe“

Um die Summenberechnung einzurichten, werden in der Kartenansicht einer Zeile vom Typ „Summe“ folgende Felder im Register „Steuerung“ benötigt:

• „Zusammenzählung“. (Hier wird die übergeordnete „Budgetnr.“ eingetragen, über deren Positionen die Summe gebildet werden soll, in diesem Beispiel „2020-001-10“)
• „Zusammenzählung Position“ (Soll die Berechnung von Zwischensummen über einen bestimmten Bereich erfolgen kann ein „Von..Bis“ Bereich angegeben werden mit den Positionsnummern aus der Arbeitsauftragbudget-Spalte „Nr“, getrennt durch 2 Punkte „..“, z.B. „2022-001-10-20..2022-001-10-50“

Das Feld kann leer bleiben, wenn eine Summe komplett über die übergeordnete Budgetnr. gebildet werden soll, wie im Feld „Zusammenzählung“ angegeben.)

MAIN-TOOL verwendet dabei die regulären Filterfunktionen, wie sie von NAV bzw. Microsoft Dynamics 365 Business Central bekannt sind.