Vorbereitung der Integration

Die Auftragsverwaltung von MAIN-TOOL verfügt über eine Integration in das Finanzmanagement von Microsoft Dynamics 365 Business Central. Die Integration muss vor der Inbetriebnahme von MAIN-TOOL konfiguriert werden.

Diese basiert auf zwei Einrichtungstabellen:

• Auftragsbuchungsmatrix
• Auftragsdimensionsmatrix

Beide Tabellen funktionieren ähnlich der „Buchungsmatrix Einrichtung“ im Finanzmanagement in BC.

Ein Datensatz besteht aus der Kombination einer Art Buchungsgruppe, die den Geschäftsvorfall darstellt und der Produktbuchungsgruppe, die z.B. vom Artikel geladen wird.

Das Pendant zur Geschäftsbuchungsgruppe ist in MAIN-TOOL die Auftragsbuchungsgruppe, d.h. die Auftragsbuchungsmatrix und die Auftragsdimensionsmatrix stellen die Kombination aus Auftragsbuchungsgruppe und Produktbuchungsgruppe dar.

Bevor diese Tabellen eingerichtet werden können, müssen zunächst relevante Informationen bereitgestellt werden.

 

Stichwort Geschäftsvorfälle:

Die Geschäftsvorfälle, die in der MAIN-TOOL Auftragsverwaltung abgebildet werden, führen zu den Aufwandskonten, denen diese Vorgänge in der Finanzbuchhaltung zugebucht werden. Um die Aufwandskonten zu ermitteln, werden nun einige mögliche Geschäftsvorfälle beleuchtet:

 

Geschäftsvorfall: Verbrauch bestandsgeführter Artikel

Wird eine Materialwirtschaft für Ersatz- und Verschleißteile in BC abgebildet, muss die Materialentnahme bzw. der Verbrauch von Artikeln berücksichtigt werden.

Wird ein bestandsgeführter Artikel über einen Arbeitsauftrag in MAIN-TOOL z.B. über das Auftrags Buch.-Blatt oder eine Auftragsrückmeldung gebucht, hat dies einerseits Auswirkungen auf den Lagerbestand und andererseits wird die Buchung in die Finanzbuchhaltung durch die Auftragsbuchungsmatrix von MAIN-TOOL beeinflusst.

 

Artikel - Ermittlung der Produktbuchungsgruppen

Es wird empfohlen, alle Artikel, die es ggf. bereits in BC gibt zu sichten. Hiermit können bereits erstellte und zugewiesene Produktbuchungsgruppen ermittelt werden.

 

 

Gibt es mehrere Produktbuchungsgruppen, muss festgestellt werden, welche Artikel mit welcher Produktbuchungsgruppe in MAIN-TOOL verwendet werden bzw. werden sollen.

Im einfachsten Fall gibt es eine Produktbuchungsgruppe für Ersatz- und Verschleißteile.

 

Artikel - Ermittlung der Aufwandskonten

Auf Grundlage der ermittelten Produktbuchungsgruppen und der Geschäftsvorfälle muss definiert werden, welches Aufwandskonto jeweils angesprochen werden soll, zum Beispiel:

• Wartung + Material/Ersatzteil ➝ Aufwandskonto 4711
• Reparatur + Material/Ersatzteil ➝ Aufwandskonto 4712
• Stillstand oder Revision + Material/Ersatzteil ➝ Aufwandskonto 4713

Daraus kann eine Matrix erstellt werden.

Anhand der Kombinationen aus Produktbuchungsgruppe und Aufwandskonto lassen sich Auftragsbuchungsgruppen herleiten, zum Beispiel:

• „WART“             für Wartungen
• „REP“                 für Reparaturen
• „REV“                 für Revisionen

 

Geschäftsvorfall: Rückmeldung von Eigenleistungen

MAIN-TOOL nutzt bei der Rückmeldung von Eigenleistungen, wie z.B. geleisteten Stunden, die Ressourcen aus der Ressourcenplanung in BC.

Eine Ressource kann vom Typ „Person“ oder „Maschine“ sein, so dass die Ressourcen auch Betriebsmittel darstellen können, z.B. für Maschineneinsätze.

Hinweis:

• MAIN-TOOL ermöglicht, die Ressourcenkosten anhand Rückmeldungen zu Arbeitsaufträgen in die Finanzbuchhaltung zu buchen.

 

Ressource - Ermittlung der Produktbuchungsgruppen

Sollen Eigenleistungen zu Arbeitsaufträgen der Instandhaltung zurückgemeldet werden, muss die Produktbuchungsgruppe der Ressource beachtet werden.

Dies gilt auch für Rückmeldungen von Ressourcen des Typs Maschine.

Werden Ressourcen aktuell noch nicht genutzt, müssen entsprechende Produktbuchungsgruppen erstellt werden. Häufig ist eine Produktbuchungsgruppe für die Eigenleistung und eine Produktbuchungsgruppe für die Maschinen ausreichend.

 

 

Ressource - Einrichtung Verrechnungssatz

Es wird empfohlen, bei den Ressourcen grundsätzlich den aktuellen internen Verrechnungssatz zu hinterlegen. Dieser wird in der Regel einmal im Jahr durch die kfm. Abteilung berechnet.

 

 

Bei mehreren Verrechnungssätzen, wie z.B. „Regelarbeitszeit“ und „Überstunden“, können diese mit Klick auf „Ressource“ und dann „Einstandspreise“ in der Liste „Ressourcen Einst.-Pr.“ hinterlegt werden.

 

 

Ressource - Ermittlung der Verrechnungskonten

MAIN-TOOL bietet die Möglichkeit, mit der Funktion „Auftragsregulierung buchen“ Kosten von Eigenleistungen in die Finanzbuchhaltung zu übertragen. Soll die Erfassung von Eigenleistungen in MAIN-TOOL erfolgen, müssen entsprechende Sachkonten definiert und in der Auftragsbuchungsmatrix zugeordnet werden.

Häufig existieren diese Sachkonten im Kontenplan noch nicht. Da nur die internen Verrechnungssätze als Kosten gebucht werden, werden diese Konten häufig als Verrechnungskonten außerhalb des regulären Kontenplans erstellt.

Viele Anwender verwenden nur ein Konto welches sowohl Belastung als auch Entlastung erfährt. Der Kontensaldo ist dann immer Null und die einzelnen Sachposten zeigen nur, welcher Wert mit welcher Kostenstelle oder Kostenträger gebucht wurde.

 

Geschäftsvorfall: Einkauf bzw. Aufwand von Fremdleistungen

Ein weiterer Kostenverursacher sind Fremdleistungen. MAIN-TOOL beinhaltet eine Erweiterung des Artikels, um diesen als Fremdleistung zu definieren.

Hinweis:

• Artikel des Typs „Fremdleistung“ produzieren keine Artikelposten und keine Wertposten.
• Es werden keine Lagerbestände abgebildet. Dennoch muss im Feld „Art“ „Service“ ausgewählt werden.
• Da BC den Einkauf von Ressourcen nicht unterstützt, müssen Fremdleistungen entweder über den Artikel oder über Sachkonto abgebildet werden.
• Sachkonten können jedoch nicht im Auftrag geplant werden.

Daraus resultiert, dass auch diese wie Artikel angelegt werden müssen.

 

 

Fremdleistungen - Ermittlung der Produktbuchungsgruppen

Wurden Fremdleistungen bisher nicht über die Artikel eingekauft und diese Funktionalität soll nun genutzt werden, dann kann nur der Kontenplan als Grundlage zur Ermittlung der Produktbuchungsgruppen genutzt werden.

Anhand des Kontenplans muss ermittelt werden, welche Konten für den Einkauf von Fremdleistungen genutzt werden. Ggf. sind diese Konten bereits mit eindeutigen Produktbuchungsgruppen versehen.

 

 

Geschäftsvorfall: Investitionsaufträge

Abschließend wird nun noch die Möglichkeit betrachtet, Investitionsaufträge in MAIN-TOOL abzubilden. Diese Funktion kann, sofern gewünscht, für folgende Buchungen eingerichtet werden:

• Buchung von aktivierten Eigenleistungen
• Buchung von aktivierten Gemeinkosten

Dazu wurden folgende Tabellen um das Feld „Gemeinkostenzuschlag % (Aktivierung)“ erweitert:

• Ressource
• Artikel
• Sachkonto

 

 

Das Merkmal der Aktivierung wird meist direkt im Arbeitsauftrag definiert und könnte aber auch im Terminplan vorbelegt werden, was jedoch sehr selten angewendet wird.

Im Inforegister „Buchung“ sind die entsprechenden Felder angelegt.

Das in nachfolgender Abbildung ausgewählte Konto „0120“ ist das Bilanzkonto für „Bauten im Bau“.

 

Hinweis:

• Es erfolgt keine Buchung in die Anlagenbuchhaltung. D.h. die Kosten werden als erstes auf dem Konto „Bauten im Bau“ gesammelt. Später müssen die angefallenen Kosten auf das Anlagegut manuell umgebucht werden, da in der Regel nicht alles aktiviert werden darf.

Es wird empfohlen, mindestens eine Auftragsbuchungsgruppe für Investitionen anzulegen. Ausschlaggebend sind die Anzahl der Konten für „aktuelle Gemeinkosten“ und „aktuelle Eigenleistungen“, da die Produktbuchungsgruppen bereits vom Produkt in die Buchung übertragen werden.