Einrichtung Auftragsbuchungs- und Auftragsdimensionsmatrix

Nachdem die Vorbereitungen abgeschlossen sind, müssen im ersten Schritt „Auftragsbuchungsgruppen“ definiert werden.

 

Erstellen von Auftragsbuchungsgruppen

Mit Suche nach „Arbeitsauftragsbuchungsgruppen“ kann die gleichnamige Liste geöffnet werden:

 

 

In der Listenansicht können nun die neuen Arbeitsauftragsbuchungsgruppen erfasst werden. Eingabefelder sind:

• Code
• Beschreibung
• Zuordnung zu Geschäftsbuchungsgruppe
• Zuordnung zu MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppe
• Hakenfeld „In Einkauf übertragen“
• Hakenfeld „In Verkauf übertragen“

Die Hakenfelder bewirken die Übersteuerung der Geschäftsbuchungsgruppe z.B. eines Kreditors, wenn z.B. Fremdleistung für einen Kreditor und einen Arbeitsauftrag bestellt und der Aufwand auf ein definiertes Aufwandskonto gebucht werden soll, z.B. Sachkonto - Aufwand Fremdleistung Reparatur.

Mögliches Szenario:

Im Kontenplan werden Fremdleistungsaufwand in Wartung/Inspektion und Reparatur unterschieden, d.h. es müssen abhängig von der Auftragsart unterschiedliche Sachkonten gebucht werden:

• Lösung 1: mehrere Auftragsbuchungsgruppen, wie bereits zuvor genannt,
• Lösung 2: Unterscheidung der Leistung in zwei Produktbuchungsgruppen und somit zwei unterschiedliche Artikel (z.B. „Fremdleistung Wartung/Inspektion“ sowie „Fremdleistung Reparatur“), was die meistgenutzte Lösungsvariante darstellt.

 

 

Arbeitsauftragsbuchungsgruppen Einrichtung

Als nächstes müssen die Arbeitsauftragsbuchungsgruppen eingerichtet werden. Die Einrichtung kann mit Klick auf "Einrichtung" vorgenommen werden.

 

 

Die Liste „Arbeitsauftragsbuchungsmatrix Einrichtung“ wird geöffnet:

 

 

Sofern in der „Auftragsverwaltung Einrichtung“ im Register Einkauf die Soll-Kosten-Buchung aktiviert wurde, können die für die nachfolgend beschriebenen Einrichtungen benötigte Interimskonten mit dem Schieberegler „Alle Sachkonten anzeigen“ eingeblendet werden.

 

Arbeitsauftragbuchungsmatrix Einrichtung - Verbrauch bestandsgeführter Artikel

Bei bestandsgeführten Artikeln ist die Spalte „Lagerverbrauchskonto“ für die Zuweisung des Aufwandskontos relevant. Das „Vorratskonto“ bzw. „Lagerbestandskonto (Bilanz – Umlaufvermögen)“ wird wie üblich in BC mit der „Lagerbuchung Einrichtung“ eingerichtet.

Für die Buchung von Auftragsverbräuchen in die Finanzbuchhaltung wird also die Information aus der „Arbeitsauftragbuchungsmatrix Einrichtung“ geladen und für die Buchung verwendet.

 

 

Aktivierte Gemeinkosten

Bei Investitionen kann ggf. noch die Spalte „Aktivierte Gemeinkosten“ relevant werden. Denn dieses Konto wird nur bei einem hinterlegten Prozentsatz im Feld „Gemeinkostenzuschlag % (Aktivierung)“ gebucht.

 

 

Arbeitsauftragbuchungsmatrix Einrichtung - Rückmeldung von Eigenleistungen

Die Einrichtung der Rückmeldung von Eigenleistungen in der „Arbeitsauftragbuchungsmatrix Einrichtung“ stellt sich recht einfach dar.

Die relevanten Spalten sind „Ressourcenverbrauchskonto“ und „Ressourcenkorrekturkonto“. Dort werden die Verrechnungskonten für die Eigenleistungen oder Maschineneinsätze erfasst.

 

 

Aktivierte Eigenleistungen und aktivierte Gemeinkosten

Bei Investitionen wird u.U. die Spalte „Aktivierte Eigenleistungen“ relevant. Dann kann das Konto für „Aktivierte Eigenleistungen“ hinterlegt werden oder wenn diese Beträge auch außerhalb des regulären Kontenplans sichtbar sein sollen, kann dort ein Verrechnungskonto hinterlegt werden, wie bei „Ressourcenverbrauch“ und „Ressourcenkorrektur“.

 

 

Arbeitsauftragbuchungsmatrix Einrichtung - Einkauf bzw. Aufwand Fremdleistungen

Die Buchungsmatrixeinrichtung von BC definiert die Kontierung der Aufwände von Fremdleistungen.

Die Kombinationen aus Auftragsbuchungsgruppe und Produktbuchungsgruppe müssen wiederum in der Arbeitsauftragbuchungsmatrix Einrichtung erfasst werden, weil sie während der Buchung auf Existenz geprüft werden.

 

Fremdleistungen und aktivierte Gemeinkosten

Nur wenn bei einem Fremdleistungsartikel ein „Gemeinkostenzuschlag % (Aktivierung)“ hinterlegt ist, muss ein Konto für die aktivierten Gemeinkosten hinterlegt werden.

Ansonsten muss kein Konto zuwiesen werden, es müssen nur Auftragsbuchungsgruppe und Produktbuchungsgruppe erfasst werden.

 

 

Alle Kontierungen für den Einkauf von Fremdleistungen erfolgen in der „Buchungsmatrix Einrichtung“ von BC.

Die Kombinationen aus Auftragsbuchungsgruppe und Produktbuchungsgruppe müssen wiederum in der Auftragsbuchungsmatrix Einrichtung erfasst werden, weil sie während der Buchung auf Existenz geprüft werden.

 

Arbeitsauftragbuchungsmatrix Einrichtung - weitere Spalten

In der Auftragsbuchungsmatrix Einrichtung gibt es noch weitere Spalten, die nachfolgend erläutert werden.

 

Interimskonten

Die Einrichtung dieser Konten wird benötigt, wenn in der „Auftragsverwaltung Einrichtung“ im Register Einkauf die Soll-Kosten-Buchung aktiviert wurde. Die Interimskonten werden nur bei aktiviertem Schieberegler „Alle Sachkonten anzeigen“ angezeigt.

 

 

Detailverbrauchs-/ und Detailkorrekturkonto

Diese Spalten „Detailverbrauchskonto“ und „Detailkorrekturkonto“ sind nur im Fall der automatischen Zusatzbuchung auf technische Objekte notwendig.

Wenn in der „Auftragsverwaltung Einrichtung“ das Hakenfeld „Detailkosten in FiBu“ buchen aktiviert ist, werden zusätzliche separate Buchungen erzeugt.

 

Hinweis:

• Durch diese Funktion werden ggf. sehr viele Sachposten erzeugt, denn jeder Verbrauch bzw. Aufwand wird für jedes hinterlegte Objekt noch einmal gebucht. BC erzeugt also für jede Buchung 2 Sachposten.

Beispiel: 3 technische Objekte im Arbeitsauftrag sind 3 Posten mal 3 Objekte, ergibt 9 Posten. Für diese werden jeweils 2 Sachposten erzeugt, also in Summe 18 Sachposten.

 

Sonstige Aufwendungen

Die Spalte „Sonstige Aufwendungen“ ist relevant, wenn in der Finanzbuchhaltung über das FiBu Buch.-Blatt auf einen Arbeitsauftrag gebucht wird.

Dem FiBu Buch.-Blatt wird durch MAIN-TOOL eine weitere Kontoart hinzugefügt. Die neue Kontoart „Arbeitsauftrag“ ermöglicht die Umbuchung von Aufwendungen von einem Sachkonto auf einen Arbeitsauftrag. Bei dieser Buchung handelt es sich immer um eine Nettobetragsbuchung und die MAIN-TOOL ermittelt das Gegenkonto (des Auftrages) über diese Spalte „Sonstige Aufwendungen“.

 

 

Arbeitsauftragsrundungskonto

Die Angabe des Arbeitsauftragsrundungskonto ist wichtig, wenn die Detailkostenbuchung aktiviert ist. Die möglichen Rundungsdifferenzen, werden auf das hinterlegte Konto gebucht.

 

Einrichten der Auftragsdimensionsmatrix

Die Einrichtung der (Auftrags-) Dimensionsmatrix kann im Anschluss oder parallel zur Bearbeitung der „Arbeitsauftragbuchungsmatrix Einrichtung“ erfolgen.

Hinweis:

• Diese Einrichtung steuert die Verwendung der Dimensionen z.B. Kostenstelle und Kostenträger innerhalb der Buchung von Verbräuchen und Aufwänden.
• In BC existiert keine vergleichbare Funktionalität.

Mit markieren einer Zeile in der „Arbeitsauftragbuchungsmatrix Einrichtung“ kann die „Arbeitsauftragsdimensionsmatrix Einrichtung“ mit Klick „Dimensionsmatrix Einrichtung“ geöffnet werden.

 

 

Die Kombination aus „Auftragsbuchungsgruppe“ und „Produktbuchungsgruppe“ ist um die Spalte „Aktivierung“ erweitert.

 

 

Hinweis:

• Es sind max. zwei Einträge pro Kombination aus Auftragsbuchungsgruppe und Produktbuchungsgruppe in der Auftragsdimensionsmatrix möglich („Aktivierung“ = „Ja“ oder „Nein“).

Die „Arbeitsauftragsdimensionsmatrix Einrichtung“ muss sich an der „Arbeitsauftragsbuchungsmatrix Einrichtung“ orientieren. Das bedeutet, wenn in der „Arbeitsauftragsbuchungsmatrix Einrichtung“ eine Spalte mit einem Konto versehen ist, muss die dazu gehörige Spalte in der „Arbeitsauftragsdimensionsmatrix Einrichtung“ auch gefüllt sein.

 

Arbeitsauftragsdimensionsmatrix Einrichtung - Verbrauch bestandsgeführter Artikel

Für die Buchung von Verbräuchen werden drei Informationen benötigt, die in dieser Matrix hinterlegt werden müssen:

• Buchung der Veränderung auf das Arbeitsauftragskonto
• Buchung der Veränderung in den Vorräten (Lagerbestand bzw. Lagerkonto)
• Buchung der Veränderung auf das Aufwandskonto

 

 

In den Spalten steht in den einzelnen Zeilen zur Auswahl je nach Art der Buchung:

• Kein Code ➝ ohne Dimensionen buchen,
• Auftragsposten ➝ mit den Dimensionen des dazu gehörigen Auftragspostens buchen,
• Vorgabecode ➝ mit der Vorgabe buchen (Definition mittels „Assist-Button“).

 

Arbeitsauftragsdimensionsmatrix Einrichtung - Rückmeldung von Eigenleistungen

Für die Buchung von Eigenleistungen oder Betriebsmitteln (Ressource - Person oder Maschine) werden die Spalten „Arbeitsauftragskonto Buchung“, „Ressourcenverbrauchskonto Buchung“ und „Ressourcenkorrekturkonto Buchung“ benötigt.

 

 

Bei diesen Spalten gibt es ein weiteres Auswahlkriterium „Ressourcenkarte“, welches bewirkt, dass die Buchung auf die Dimensionen der jeweiligen Ressource zurückgreifen kann (z.B. für interne Leistungsverrechnung ➝ Belastung Auftragsposten und Gegenbuchung Mitarbeiterkostenstelle)

 

Arbeitsauftragsdimensionsmatrix Einrichtung - Einkauf/Aufwand Fremdleistungen

Für die „Arbeitsauftragsdimensionsmatrix Einrichtung“ betreffend Einkauf/Aufwand von Fremdleistungen gelten dieselben Voraussetzungen wie bei der „Arbeitsauftragsbuchungsmatrix Einrichtung“.

Die Kombination aus Auftragsbuchungsgruppe und Produktbuchungsgruppe muss erfasst sein und mit Ausnahme der Spalte „Arbeitsauftragskonto Buchung“ muss nur die Spalte für die „Aktivierten Gemeinkosten“ berücksichtigt werden, wenn diese genutzt werden sollen. Weitere Einstellmöglichkeiten existieren an dieser Stelle nicht.

 

 

Arbeitsauftragsdimensionsmatrix Einrichtung - Aktivierung und sonstige Spalten

Die weiteren Spalten korrespondieren ebenfalls mit denen der „Arbeitsauftragbuchungsmatrix Einrichtung“.

Die einzige Spalte, die kein passendes Pendant in der „Arbeitsauftragbuchungsmatrix Einrichtung“ besitzt, ist die Spalte „Arbeitsauftragskonto Buchung“. Sie wird nur im Fall der Aktivierung benötigt. Die Kontonr. kommt in diesen Fällen immer vom Arbeitsauftrag.