Artikel vom Typ „Standardrechnungstext“ einrichten
Wenn pauschale Instandhaltungs-Dienstleistungen angeboten und/oder in Rechnung gestellt werden sollen, kann der „Standardrechnungstext-Artikel“ verwendet werden.
Beispiele hierfür sind:
- Instandhaltungspauschale Kundenanlage
- Bereitstellungsgebühr Testequipment
Vorbereitung der Einrichtung
Es wird empfohlen, vorab zu klären, ob für die Artikel vom Typ „Standardrechnungstext“ eine neue Produktbuchungsgruppe erstellt werden muss. Wenn erforderlich, erläutert dieser Artikel die mögliche Vorgehensweise.
Allgemeine Informationen zur Einrichtung
Der Standardrechnungstext-Artikel kann wie alle „gewöhnlichen“ Artikel in BC angelegt werden, wobei in den nachfolgenden Kapiteln auf die Besonderheiten bzw. elementaren Angaben bei dessen Einrichtung eingegangen wird. Es besteht grundsätzlich die Möglichkeit, eine eigene Nummernserie für Standardrechnungstext-Artikel einzurichten, um diese ggf. bereits anhand der Artikelnummer von den bestandsgeführten Artikeln zu unterscheiden.
Mit Klick auf „Neu“ im Menü „Artikel“ in den „Stammdaten“ kann eine neue Artikelkarte geöffnet werden.
Je nach Einrichtung der Artikelvorlagen in BC kann nun eine zutreffende Vorlage ausgewählt werden.
In den nachfolgenden Kapiteln wurde die Vorlage „SRT“ gewählt und die darin definierte Nummernserie verwendet. Mit Klick auf „OK“ wird ein neuer Artikel angelegt und in der Kartenansicht geöffnet.
Nachfolgend sind die verfügbaren Artikelregister abgebildet, es werden nur die Register erläutert, die spezifische bzw. elementare Angaben erfordern.
Besonderheiten des Standardrechnungstext-Artikels
Register Allgemein
Elementare Feldangaben sind:
- „Beschreibung“
- „Basiseinheitencode“
- „Art“ muss in BC für Standardrechnungstext-Artikel „kein Bestand” lauten
Hinweis:
Das Feld „Artikelkategorie-Code“ kann zur Ergänzung des Beschreibungsfelds nützlich sein.
Register Einstandspreise und Buchung
Elementare Feldangaben sind:
- „Produktbuchungsgruppe“
- „MWST Produktbuchungsgruppe“
Register Preise und Verkauf
Elementare Feldangaben sind:
- „VK-Preis“
Register maintool
Die einzige elementare Feldangabe in diesem Register ist „Artikeltyp“. In diesem Fall ist „Standardrechnungstext“ zutreffend.
Standardrechnungstext verwenden
Standardrechnungstext-Artikel können in Angeboten und Rechnungen wie Verkaufsartikel verwendet werden. Zusätzlich kann in der Angebotszeile eine Referenz zu einem Arbeitsauftrag hergestellt werden.
Nachfolgend wurde ein Verkaufsangebot erstellt, ein Standardrechnungstext-Artikel eingefügt und eine Referenz zu einem Arbeitsauftrag hergestellt.
In maintool ist es auch möglich, aus einem Arbeitsauftrag ein Verkaufsangebot oder eine Rechnung zu erstellen und diesem/dieser anschließend einen Standardrechnungsartikel hinzuzufügen.
Dem Auftrag muss mindestens der Status „Ausführung“ zugewiesen sein.
Im Auftrag kann mit Klick auf „Funktion“ im Register „Zeilen“ und „Angebot erstellen“ ein Angebot erstellt oder bei Klick auf „Rechnung erstellen“ eine Rechnung erstellt werden.
Im Beispiel wird ein Angebot erstellt. Mit Klick auf „Angebot erstellen“ wird die Eingabemaske „Verkaufsbeleg erstellen“ geöffnet:
In nachfolgender Tabelle werden die möglichen Feldeingaben zur Erstellung eines Angebots bzw. einer Rechnung erläutert.
| Feldname | Bedeutung / Information |
| Verkaufsbeleg |
Zur Auswahl stehen
|
| Neuen Beleg erstellen |
Schieberegler (ein/aus). „Ein“ ist erforderlich, wenn kein Angebot existiert, welches ergänzt werden soll. |
| Debitornr. | Auswahl eines Debitors erforderlich, es sei denn im Auftrag wurde bereits „Weiterberechnung“ ausgewählt und eine Debitornr. angegeben oder im nachfolgenden Feld wird eine existierende Belegnr. ausgewählt. |
| Belegnr. | Eine Belegnummer ist erforderlich. Bei einem neuen Beleg kann das Feld bei Auswahl einer vordefinierter Nummernserie frei bleiben. |
| Nummernserien | Feld nur verfügbar bzw. editierbar, wenn ein neuer Beleg erstellt werden soll zur Auswahl einer Nummernserie bzw. wenn keine Belegnr. eingegeben wurde. |
| Preise aus Auftragszeilen übertragen |
Schieberegler (ein/aus). „Ein“ bewirkt, dass VK-Preise aus Auftragszeilen übertragen werden. |
| Angebot aus markierten Zeilen erstellen |
Schieberegler (ein/aus). Nur aktiv bei „Angebot“. „Ein“ bewirkt, dass nur markierte Zeilen berücksichtigt werden. |
Nachdem das Angebot erstellt wurde, kann dieses aus der Liste der Verkaufsangebot ausgewählt und geöffnet werden, um dann, wie zuvor beschrieben, gewünschte Standardrechnungstext-Artikel und ggf. die Referenz zum Arbeitsauftrag hinzuzufügen.
Die Erstellung einer Rechnung aus einem Arbeitsauftrag erfolgt mit geringfügig abweichend aufgebautem Verkaufsbeleg nach gleichem Schema wie die Angebotserstellung.
Hinweis:
- Ohne Auftragsplanzeilen keine Angebotserstellung.
- Ohne Auftragsposten keine Rechnungserstellung.
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