Auftragsverwaltung Einrichtung

Die Auftragsverwaltung Einrichtung ist die zentrale Konfigurationsstelle für die Auftragsverwaltung in maintool. Sie bündelt alle systemweiten Grundeinstellungen, die das Verhalten von Aufträgen, Buchungen, Nummernserien, der Zeiterfassung sowie der Checklisten-Funktionalität steuern. Dieser Artikel gibt einen vollständigen Überblick über alle Register und ihre Felder.

Auftragsverwaltung Einrichtung öffnen

Die Karte wird über die Schnellsuche (Alt+Q) geöffnet: Suchbegriff Auftragsverwaltung Einrichtung eingeben und die entsprechende Karte auswählen.

Die Karte enthält die folgenden Register:

• Allgemein
• Einkauf
• Verkauf
• Nummerierung
• Elektronische Signatur
• Zeiterfassung
• Checkliste

Register Allgemein

Auftragsebenen farbig

Feldtyp: Schieberegler (ein/aus)
Bewirkt eine farbige Unterteilung der Auftragsebenen in der Auftragsübersicht.
Hinweis: In Business Central ohne Funktion.

Plankosten % farbig

Feldtyp: Schieberegler (ein/aus)
Bewirkt eine farbige Darstellung des Fortschrittsbalkens in der Auftragskarte.
Hinweis: In Business Central ohne Funktion.

Plankostenüberschreitung im Auftrag

Feldtyp: Auswahlfeld
Steuert die Berechnung der Plankostenüberschreitung des Fortschrittsbalkens in der Auftragskarte. Folgende Optionen stehen zur Auswahl:

• Gebuchter Auftrag: fakturiert/geplant – Berechnung bei gebuchten Aufträgen anhand fakturierter und geplanter Beträge.
• Immer: fakturiert/geplant – Berechnung anhand fakturierter und geplanter Beträge, unabhängig davon, ob der Auftrag gebucht wurde.
• Immer: Rückmeldung/Planung – Berechnung anhand rückgemeldeter und geplanter Beträge.

Datum/-zeit Zeilenformat

Feldtyp: Auswahlfeld
Legt das Datumsformat im Feld Ausführungsdatum/zeit in den Auftragszeilen fest. Optionen: 

• Standard

• DD.MM.YY HH:MM

• DD.MM.YY

• DD.MM.YYYY.

Hinweis: In Business Central ohne Funktion.

Auftragsbuchungsgruppe

Feldtyp: Drilldown-Menü
Legt die Auftragsbuchungsgruppe fest, die beim Anlegen eines Auftrags standardmäßig verwendet wird. Soll sie manuell vergeben werden, ist keine Eingabe erforderlich. Für das Anlegen einer Auftragsbuchungsgruppe werden Code, Beschreibung, Geschäftsbuchungsgruppe und MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppe benötigt.

Lagerortcode

Feldtyp: Drilldown-Menü
Definiert einen voreingestellten Lagerortcode für die Artikelplanung. Dieser wird auch bei der Auftragsrückmeldung und bei Buchungen im Auftrags-Buch.-Blatt vorgeschlagen. Eine Voreinstellung ist nicht empfehlenswert, wenn Ersatzteile auf mehreren Lagerorten verwaltet werden.

Zeitraum für Terminrückblick

Feldtyp: Datumsformel
Definiert das Zeitfenster für die Anzeige zurückliegender Terminvorschläge im Rollencenter und in der Liste der Terminvorschläge. Über eine Einschränkung des Zeitraums lässt sich eine ggf. längere Berechnungsdauer vermeiden. Beispiel: -5J für 5 Jahre.

Zeitraum für Terminvorschau

Feldtyp: Datumsformel
Ermöglicht die Vorausberechnung von Terminvorschaueinträgen in der Datenbank. Ein Monatstermin wird z. B. für die nächsten 3 Jahre als Vorschautermin aufbereitet und gespeichert (Terminabwicklung – Vorschau). Wenn nur der nächstfällige Termin relevant ist, kann das Feld leer bleiben. Betrifft nicht die Berechnung der Terminvorschläge im Rollencenter. Beispiel: 3J für 3 Jahre.

Erweiterte Auftragsplanung

Feldtyp: Schieberegler (ein/aus)
Bei Ein können einem Arbeitsauftrag im Status In Ausführung weitere Planzeilen hinzugefügt werden. Löschen und Ändern bestehender Planzeilen ist dabei nicht möglich. Diese Einstellung wird im Auftrag gespeichert und kann daher temporär angepasst werden.

Auftragszeilen automatisch übertragen

Feldtyp: Schieberegler (ein/aus)
Bei Ein werden in einer Auftragsrückmeldung nach dem Eintragen der Auftragsnummer die Auftragsplanzeilen automatisch übertragen.

Innerbetriebliche Leistungsverrechnung

Feldtyp: Schieberegler (ein/aus)
Bei Ein werden beim Erstellen einer Auftragsplanzeile vom Typ Ressource die Dimensionen der Ressource in die Auftragszeile übertragen. Bei Aus werden stattdessen die Dimensionen des Auftrags eingefügt.

Bestandswarnung

Feldtyp: Schieberegler (ein/aus)
Bei Ein prüft maintool beim Erfassen eines Artikels in der Auftragszeile, ob der Artikel Bestand hat. Für diese Prüfung werden Variante, Lagerort und Lagerplatz herangezogen.

Konto/Globale Dimension 1 Pflicht

Feldtyp: Schieberegler (ein/aus)
Bei Ein wird bei einer Statusänderung auf Ausführung geprüft, ob die Globale Dimension 1 bzw. das betreffende Konto angegeben ist. Bei Aus erfolgt keine Prüfung.

Negativen Lagerbestand zulassen

Feldtyp: Schieberegler (ein/aus)
Bei Ein wird durch Buchungen (z. B. im Zuge von Auftragsrückmeldungen) negativer Lagerbestand zugelassen.

Prüfe Auftragstexte fertig

Feldtyp: Schieberegler (ein/aus)
Bei Ein werden bei einer Statusänderung auf Fertig auch die hinterlegten Arbeitsanweisungen auf Fertigmeldung geprüft. Eine Fertigmeldung des Auftrags ist nur möglich, wenn alle Arbeitsanweisungen manuell fertig gemeldet wurden.

Detailkosten in FiBu buchen

Feldtyp: Schieberegler (ein/aus)
Bei Ein können Detailkostenposten in die Finanzbuchhaltung gebucht werden. Das Konto wird in der Auftragsbuchungsmatrix hinterlegt. Detailkostenposten werden nur bei Aufträgen erzeugt, die eine Zuordnung zu einem Bezugsobjekt haben.

Verrechnungsbuchung bei Aktivierung

Feldtyp: Schieberegler (ein/aus)
Bei Ein werden auch im Fall der Aktivierung (Investitionen) Ressourcenverrechnungen für Ressourcenverbräuche gebucht. Bei Aus werden im Fall der Aktivierung keine Ressourcenverrechnungen gebucht.

Automatische Kostenbuchung

Feldtyp: Schieberegler (ein/aus)
Bei Ein werden Wertposten bei der Buchung einer Auftragstransaktion automatisch in die Kostenkonten der Finanzbuchhaltung gebucht. Bei Aus werden Werte nur bei manueller Ausführung der Funktion Auftragsregulierung buchen gebucht.

Bing Schlüssel

Feldtyp: Eingabe (max. 100 Zeichen)
Hier kann der offizielle Bing-Schlüssel für die Kartenansicht in der maintool Auftragsplantafel eingetragen werden.

Register Einkauf

Übertragung der Dimensionen in die Einkaufszeile – Arbeitsauftrag

Feldtyp: Drilldown-Menü
Steuert die Übertragung der Dimensionen in die Einkaufszeile bei nicht-aktivierten Aufträgen. Optionen: 

• Leer (keine Übertragung)

• Einkaufskopf

• Arbeitsauftrag.

Übertragung der Dimensionen in die Einkaufszeile – Aktivierter Auftrag

Feldtyp: Drilldown-Menü
Steuert die Übertragung der Dimensionen in die Einkaufszeile bei aktivierten Aufträgen. Optionen: 

• Leer (keine Übertragung)

• Einkaufskopf

• Arbeitsauftrag.

Rechnung auf abgeschlossene Aufträge

Feldtyp: Schieberegler (ein/aus)
Bei Ein können Einkaufsrechnungen auf abgeschlossene Aufträge gebucht werden.

Gutschrift auf abgeschlossene Aufträge

Feldtyp: Schieberegler (ein/aus)
Bei Ein können Gutschriften auf abgeschlossene Aufträge gebucht werden.

Beleg erstellen, wenn EK-Preis = 0 – Anfrage

Feldtyp: Schieberegler (ein/aus)
Bei Ein kann eine Anfrage aus dem Auftrag ohne EK-Preisangabe erstellt werden.

Beleg erstellen, wenn EK-Preis = 0 – Bestellung

Feldtyp: Schieberegler (ein/aus)
Bei Ein kann eine Bestellung aus dem Auftrag ohne EK-Preisangabe erstellt werden.

Soll-Kosten buchen

Feldtyp: Schieberegler (ein/aus)
Bei Ein werden Wertposten aus Wareneingangs- oder Warenausgangsbuchungen (nicht aus Rechnungsbuchungen) in der Finanzbuchhaltung neu codiert. Die Soll-Kosten repräsentieren den Schätzwert der Kosten eines gekauften Artikels, bevor die Rechnung eingeht. Für die Nutzung dieser Funktion müssen Interimskonten in der Finanzbuchhaltung für die entsprechenden Buchungsgruppen vorhanden sein. Soll-Kosten werden nur für Artikeltransaktionen verwaltet, nicht für immaterielle Buchungsarten wie Kapazität oder Artikelabschläge. Bei Aus werden Kosten erst mit Eingang und Buchung der Rechnung aufgezeichnet.

Register Verkauf

Übertragung der Dimensionen in die Verkaufszeile – Arbeitsauftrag

Feldtyp: Drilldown-Menü
Steuert die Übertragung der Dimensionen in die Verkaufszeile bei nicht-aktivierten Aufträgen. Optionen: 

• Leer (keine Übertragung)

• Einkaufskopf

• Arbeitsauftrag

Übertragung der Dimensionen in die Verkaufszeile – Aktivierter Auftrag

Feldtyp: Drilldown-Menü
Steuert die Übertragung der Dimensionen in die Verkaufszeile bei aktivierten Aufträgen. Optionen:

• Leer (keine Übertragung)

• Einkaufskopf

• Arbeitsauftrag

Kreditlimit prüfen

Feldtyp: Schieberegler (ein/aus)
Bei Ein wird der Debitor beim Erstellen einer Verkaufsrechnung aus einem Auftrag bezüglich des Kreditlimits geprüft. maintool zeigt in diesem Fall einen entsprechenden Hinweis an.

Register Nummerierung

Die Vergabe der Nummernserien erfordert für jedes Feld die Auswahl einer bestehenden Nummernserie oder die Anlage einer neuen über Neu. Die wichtigste Entscheidung ist dabei, ob die Nummernserie automatisch hochgezählt werden soll (Haken bei Standardnr.) oder manuell geführt wird.

Folgende Nummernserien werden konfiguriert:

• Auftragsanforderungsnummern – Nummernserie für Auftragsanforderungen. Beispiel: Code AUFTANF, Startnummer AUFTANF-0000001.
• Auftragsnummern – Nummernserie für Aufträge. Beispiel: Code AUFT.
• Auftragsrückmeldungsnummern – Nummernserie für Auftragsrückmeldungen. Beispiel: Code AUFTRM.
• Auftragsumbuchungsnummern – Nummernserie für Auftragsumbuchungen. Beispiel: Code AUFTUM.
• Budget Summe/Überschriftsnummern – Nummernserie für Budget-Summenzeilen. Beispiel: Code BGS.
• Budgetnummern – Nummernserie für Budgets. Beispiel: Code BG.
• Budgetpositionsnr. pro Budget (Schieberegler) – Bei Ein kann eine Positionsnummernserie direkt am Budget eingerichtet werden; das allgemeine Feld für Budgetpositionsnummern wird dann gesperrt.
• Budgetpositionsnummern – Nummernserie für Budgetpositionen. Beispiel: Code BGP.
• Arbeitsplannummern – Nummernserie für Arbeitspläne. Beispiel: Code AP.
• Terminplannummern – Nummernserie für Terminpläne. Beispiel: Code TP.

Register Elektronische Signatur

Auftragsanforderung Registrieren/Buchen – Vier-Augen-Prinzip

Feldtyp: Schieberegler (ein/aus)
Bei Ein wird die Benutzerkennung beim Buchen einer Auftragsanforderung geprüft. Die Buchung ist nur möglich, wenn die Kennungen des Buchenden und des Registrierenden unterschiedlich sind.

Register Zeiterfassung

Zeiterfassungs-Buch.-Blattvorlage

Feldtyp: Drilldown-Menü
Auswahl der Buch.-Blatt-Vorlage für die Zeiterfassung. Beispiel: Name ZEIT, Beschreibung Zeiterfassungen.

Zeiterfassungs-Buch.-Blattname

Feldtyp: Drilldown-Menü
Auswahl des Buch.-Blatt-Namens für die Zeiterfassung. Beispiel: Name ZEITER, Beschreibung Zeiterfassungen.

Zeiterfassungsnummern

Feldtyp: Drilldown-Menü
Nummernserie für die Zeiterfassung. Beispiel: Code IH-ZE, Beschreibung Zeiterfassungen.

Zeiterfassung buchen

Feldtyp: Schieberegler (ein/aus)
Bei Ein wird die Zeiterfassung beim Buchen direkt über das Zeiterfassungs-Buch.-Blatt gebucht. Bei Aus wird das Buch.-Blatt nur gefüllt, ohne dass eine Buchung erfolgt.

Ress.-Kapazitätsüberschreitung farbig

Feldtyp: Schieberegler (ein/aus)
Bei Ein wird eine Überschreitung der Ressourcenkapazität in der Zeiterfassung rot dargestellt.
Hinweis: In Business Central ohne Funktion.

Register Checkliste

Checklistenkatalognummer

Feldtyp: Drilldown-Menü
Nummernserie für Checklistenpositionen im Checklistenkatalog. Beispiel: Code IH-CHKL, Startnummer IH-CHKL-0001.

Checklisten Leistungsdaten Buch.-Blattvorlage

Feldtyp: Drilldown-Menü
Auswahl der Buch.-Blatt-Vorlage für die Buchung von Leistungsdaten mittels Checklistenpositionen. Beispiel: Code LD-CHKL, Beschreibung Leistungsdaten Checklisten.

Checklisten Leistungsdaten Buch.-Blattname

Feldtyp: Drilldown-Menü
Auswahl des Buch.-Blatt-Namens für die Buchung von Leistungsdaten mittels Checklistenpositionen. Beispiel: Code LD-CHKL, Beschreibung Leistungsdaten Checklisten.

Auftragsstatus einrichten

Über Aktionen > Funktion > Auftragsstatus ändern kann der Auftragsstatus konfiguriert werden. Die Statusliste ermöglicht die Anpassung der Standardeinrichtung: Bezeichnungen in den Spalten Status und Beschreibung können geändert, neue Statuszeilen hinzugefügt und die Haken in den Spalten Obligatorisch und Zurückstufung möglich gesetzt oder geändert werden.

Auftragsstatus – Übersetzungen

Damit ein neu hinzugefügter Status in der Oberfläche angezeigt werden kann, muss die zugehörige Übersetzungstabelle für die aktuell verwendete und ggf. weitere gewünschte Sprach-IDs ausgefüllt werden. Die Tabelle wird über Zugehörig > Auftragsstatus Einrichtung > Übersetzungen geöffnet. Es muss mindestens ein Eintrag für die aktuell verwendete Sprach-ID vorhanden sein. Für bestehende Status können an dieser Stelle auch weitere Übersetzungen ergänzt werden.

Weitere Einrichtungsschritte der Auftragsverwaltung

Die folgenden Einrichtungsmenüs sind über die Schnellsuche (Alt+Q) erreichbar und ergänzen die Grundeinrichtung der Auftragsverwaltung:

• Terminvorschlag Namen – Einrichtung mehrerer Terminvorschlagnamen mit Filterkriterien. Bei Nutzung des Arbeitsvorbereitung-Rollencenters werden die Namen automatisch bei der Anmeldung generiert. Jedem Benutzer sollte ein Terminvorschlagname zugeordnet sein.
• Leistungsarten – Definition von Leistungsarten für die Kategorisierung und Auswertung von Instandhaltungstätigkeiten (z. B. W1 – Reinigung, I1 – Inspektion, R1 – Ungeplante Instandsetzung).
• Arbeitsschichten – Einrichtung von Arbeitsschichten inkl. Start- und Endzeiten (z. B. Frühschicht 06:00–14:00).
• Auftragsprioritäten – Definition von Prioritätsstufen (z. B. S – Sofort, H – Hoch/24h, M – Mittel/3 Tage, N – Niedrig/1 Woche).
• Störungscodes – Einrichtung von Störungscodes für die Zuweisung zu Instandhaltungstätigkeiten und zur Auswertungsunterstützung (z. B. S001 – Ausfall, S003 – Leckage).
• Auftrags Buch.-Blatt Vorlagen – Einrichtung von Buch.-Blatt-Vorlagen für Aufträge und Umbuchungen. Es wird empfohlen, ein separates Buch.-Blatt für Umbuchungen einzurichten.
• Arbeitsauftragskategorien – Einrichtung von Kategorien für Instandhaltungstätigkeiten (z. B. REP – Reparatur/Störung, WART – Wartung/Prüfung/Inspektion, INV – Investitionen). In den weiteren Spalten können Vorgaben für Leistungsartencode, Störungscode, Auftragsbuchungsgruppe, Dimensionen und E-Mail-Versand hinterlegt werden.