Buchungseinrichtung

Damit Buchungen aus maintool korrekt in der Finanzbuchhaltung ankommen, müssen in Business Central mehrere Buchungseinrichtungen aufeinander abgestimmt sein. Dieser Artikel erklärt, welche Einrichtungen relevant sind und wie sie zusammenwirken. Außerdem beschreibt er, in welcher Reihenfolge Sie die Einrichtung vornehmen.

Voraussetzungen

• Ein Kontenplan ist in Business Central vorhanden. Er ist die grundlegende Voraussetzung für Buchungsgruppen.
• Die Kontierung ist mit Ihrer Buchhaltung bzw. Ihrem betreuenden Business-Central-Partner abgestimmt.
• maintool ist installiert.

Überblick: Die vier relevanten Buchungseinrichtungen

Für Buchungen aus collana maintool sind insgesamt vier Einrichtungen relevant. Zwei davon gehören zum Business-Central-Standard, zwei sind maintool-spezifisch:

Die Standard-Buchungsmatrix von Business Central enthält keine Dimensionsbuchungsmatrix. Deshalb ergänzt collana maintool die Arbeitsauftragsdimensionsmatrix Einrichtung. Mit ihr steuern Sie, welche Kostenstelle bei welcher Buchung verwendet wird.

Grundbegriffe: Buchungsgruppen

Buchungsgruppen ordnen Stammdaten wie Debitoren, Kreditoren, Artikel und Ressourcen den Sachkonten zu. Beim Buchen landen die Werte auf den Konten, die für die jeweilige Kombination von Buchungsgruppen hinterlegt sind.

• Geschäftsbuchungsgruppe: Wird an Debitoren und Kreditoren hinterlegt. Sie unterscheidet zum Beispiel zwischen Inlands-, EU- und außereuropäischen Geschäftsvorfällen. Für einen inländischen Zulieferer verwenden Sie beispielsweise die Geschäftsbuchungsgruppe Inland.
  

• Produktbuchungsgruppe: Wird an Artikeln und Ressourcen hinterlegt. Sie bildet verschiedene Produktarten ab, etwa Ersatzteile, Dienstleistungen und Fremdleistungen. So lassen sich zum Beispiel Ersatzteilverbräuche von normalen Rohmaterialverbräuchen abgrenzen und auf ein separates Aufwandskonto buchen.

  • Die Produktbuchungsgruppe für Ersatzteile ist in einem leeren Standard-Business-Central-System nicht vorhanden.

  

• Lagerbuchungsgruppe: Wird direkt am Artikel ausgewählt. Zusammen mit dem Lagerort bestimmt sie, auf welches Bestandskonto der Warenbestand gebucht wird. Lagerbuchungsgruppen eignen sich außerdem, um Artikel in Auswertungen nach Buchungsgruppe zu gliedern.
  

• Arbeitsauftragsbuchungsgruppe (maintool): Wird am Auftrag hinterlegt. 
  Beispiele für Arbeitsauftragsbuchungsgruppen:

  • Instandhaltung (Aufwandsaufträge) für Instandhaltungs- und Kostenbuchungen
  • Investition für Investitionsaufträge, etwa Neubauten, deren Kosten auf andere Konten gebucht werden

  

Bei komplexeren Strukturen, können allein für die Instandhaltung mehrere unterschiedliche Arbeitsauftragsbuchungsgruppen erforderlich sein.

Eine Arbeitsauftragsbuchungsgruppe kann die Geschäftsbuchungsgruppe des Debitors übersteuern, wenn die Geschäftsbuchungsgruppe an der Arbeitsauftragsbuchungsgruppe hinterlegt ist. So lässt sich etwa eine an einen Debitor weiterberechnete Serviceleistung als Rechnungsvorgang steuern, unabhängig von der am Debitor hinterlegten Buchungsgruppe. Diese Einstellung gilt für jeden Auftrag mit dem entsprechenden Code. 

Empfohlene Reihenfolge der Einrichtung

Gehen Sie bei der Einrichtung in folgender Reihenfolge vor:

1. Prüfen Sie, ob der Kontenplan mit allen benötigten Konten vorhanden ist.
2. Legen Sie die Geschäftsbuchungsgruppen an und ordnen Sie diese den Debitoren und Kreditoren zu.
3. Legen Sie die Produktbuchungsgruppen an und ordnen Sie diese den Artikeln und Ressourcen zu.
4. Richten Sie die Buchungsmatrix Einrichtung ein.
5. Legen Sie die Arbeitsauftragsbuchungsgruppen an.
6.  Richten Sie die Arbeitsauftragbuchungsmatrix Einrichtung ein.
7. Richten Sie die Arbeitsauftragsdimensionsmatrix Einrichtung ein.
8. Für Artikel: Richten Sie zusätzlich die Lagerbuchungsgruppen und die Lagerbuchung Einrichtung ein.

Buchungsmatrix Einrichtung

Die Buchungsmatrix Einrichtung entspricht vollständig dem Business-Central-Standard. Über die Kombination aus Geschäftsbuchungsgruppe und Produktbuchungsgruppe bestimmt sie die Kontierung. So ergeben sich zum Beispiel für einen inländischen Zulieferer die Kombinationen Inland + Ersatzteile und Inland + Dienstleistungen.

Einkaufskonten

• Im Einkaufsbereich hinterlegen Sie unter anderem ein Wareneinkaufskonto und ein Gutschriftskonto.
• Das Wareneinkaufskonto ist zwingend erforderlich. Business Central bucht zunächst auf dieses Konto und bucht den Betrag anschließend wieder um.
• Wareneinkaufskonto und Gutschriftskonto sind häufig identisch. Dadurch entlastet eine Gutschrift bzw. Stornierung genau das Konto, das zuvor belastet wurde. Die konkrete Kontierung stimmen Sie mit Ihrer Buchhaltung ab.

Zeile für Buchungen über das Artikel Buch.-Blatt

Ersatzteilbestände können Sie über Bestellungen, das Inventur Buch.-Blatt oder das Artikel Buch.-Blatt aufbauen. Beim Buchen über das Artikel Buch.-Blatt ist im Standard keine Geschäftsbuchungsgruppe hinterlegt. Deshalb benötigen Sie eine zusätzliche Zeile:

• Geschäftsbuchungsgruppe: leer
• Produktbuchungsgruppe: die Produktbuchungsgruppe der zu buchenden Artikel
• In dieser Zeile müssen unter anderem die Konten für Lagerkorrektur und Lagerverbrauch hinterlegt sein.

Was nicht über die Buchungsmatrix läuft

Nicht jedes Konto muss in der Buchungsmatrix eingetragen sein. Der Lagerverbrauch auf maintool-Aufträgen wird zum Beispiel über die Arbeitsauftragbuchungsmatrix Einrichtung gesteuert und unterliegt daher nicht der Standard-Buchungsmatrix.

Mehrwertsteuer

Die MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppe funktioniert grundsätzlich nach demselben Prinzip. 

Hilfreiche Funktionen

• Je mehr Geschäfts- und Produktbuchungsgruppen Sie verwenden, desto mehr Zeilen enthält die Buchungsmatrix. Wenn verschiedene Kombinationen auf dieselben Sachkonten buchen, können Sie die Konten aus einer bestehenden Zeile kopieren.
• Über das Feld Gesperrt verhindern Sie, dass eine nicht mehr benötigte Zeile für neue Buchungen verwendet wird.
• Mit der Einstellung Alle Konten in Lookup anzeigen an einer Zeile sehen Sie bei der Kontoauswahl alle Sachkonten und nicht nur die vorgefilterten.

Arbeitsauftragbuchungsmatrix Einrichtung

Die Arbeitsauftragbuchungsmatrix Einrichtung funktioniert grundsätzlich wie die Standard-Buchungsmatrix. Statt der Geschäftsbuchungsgruppe verwendet sie jedoch die Arbeitsauftragsbuchungsgruppe, kombiniert mit der Produktbuchungsgruppe.

Ersatzteile auf Instandhaltungsaufträgen

• Für Ersatzteile hinterlegen Sie das Lagerverbrauchskonto. Wird zum Beispiel ein Ersatzteil im Wert von 100 Euro entnommen, wird das Bestandskonto entlastet und der Betrag auf das Verbrauchskonto gebucht.
• Das Fremdleistungsaufwandskonto kann in dieser Zeile leer gelassen werden
• Bei Artikeln ohne Lagerhaltung (Non-Inventory) kann der Aufwand auf dasselbe oder auf ein separat eingerichtetes Konto gebucht werden.

Fremdleistungen

Für Serviceartikel, die als Fremdleistung bzw. Fremdressource gekennzeichnet sind, wird der Aufwand auf das Fremdleistungsaufwandskonto gebucht. Die Gegenbuchung erfolgt wie bei einem normalen Einkauf über das Einkaufskonto.

Ressourcen

• Für auf Aufträgen gebuchte Ressourcen sind keine Konten für Fremdleistungen, Lager oder Lagerkorrekturen erforderlich.
• Die Kosten von Ressourcen können Sie optional über die Auftragsverwaltung Einrichtung (Ressourcenkosten in FiBu buchen) in die Finanzbuchhaltung übernehmen. Das ist sinnvoll, wenn Sie die Kostenrechnung nutzen, denn diese wertet nur Sachposten aus. 
• Dafür hinterlegen Sie ein Konto für die Ressourcenkosten und ein Gegenkonto.

Detailverbrauchskonto

• Über das Detailverbrauchskonto werden die Kosten je verwendeter Komponente eines Auftrags zusätzlich mit der Komponentennummer in die Sachposten gebucht. Das gilt für Ersatzteile und Ressourcen.
• Diese Buchung dient ausschließlich der Kostenrechnung und hat keine Auswirkung auf das Auftragsergebnis.
• Die Detailkosten werden auf ein Konto gebucht und auf demselben oder einem zweiten Gegenkonto wieder ausgeglichen. Je nach Einstellung erfolgt die Belastung mit Kostenstelle und die Entlastung ohne Kostenstelle.
• Wenn Sie diese zusätzlichen Sachposten nicht benötigen, können Sie die Funktion in der Auftragsverwaltung Einrichtung (Detailkosten in FiBu buchen) deaktivieren.

Rundung und sonstige Aufwendungen

• Für Rundungsdifferenzen ist ein Arbeitsauftragrundungskonto vorgesehen.
• In den Auftragszeilen können Sie zusätzlich Sachkonten angeben. Über diese werden sonstige Aufwendungen gebucht und anschließend gegen das entsprechende Gegenkonto ausgeglichen.

Aufträge mit Aktivierung

Bei Aufträgen mit aktiviertem Schalter Aktivierung, typischerweise Investitionsaufträgen wie einem Neubau, gilt eine abweichende Buchungslogik:

• Am Auftrag muss eine Kontonummer hinterlegt sein. Ohne Kontonummer ist keine Buchung auf den Auftrag möglich.
• Alle Aufwände werden auf das am Auftrag hinterlegte Konto gebucht. Die Konten aus der Einrichtung werden in diesem Fall ignoriert.
• Relevant sind zusätzlich die Konten in der Einrichtung für aktivierte Gemeinkosten und aktivierte Eigenleistungen:
  • Ersatzteile fließen über die aktivierten Gemeinkosten in den Anlagenwert ein.
  • Eigene Ressourcendienstleistungen werden als aktivierte Eigenleistungen auf der zu errichtenden Anlage erfasst.
  • Für Fremdleistungen gibt es keine aktivierten Eigenleistungen.

Arbeitsauftragsdimensionsmatrix Einrichtung (Kostenstellen)

Über die Kombination aus Arbeitsauftragsbuchungsgruppe und Produktbuchungsgruppe legt die Arbeitsauftragsdimensionsmatrix Einrichtung fest, auf welche Kostenstelle gebucht wird. Abhängig vom Schalter Aktivierung wird die passende Zeile für aktivierte oder nicht aktivierte Aufträge verwendet.

Je Buchungszeile haben Sie folgende Möglichkeiten:

• Arbeitsauftragswertposten: Die Kostenstelle wird aus dem Arbeitsauftragswertposten in den resultierenden Sachposten übernommen. Das ist zum Beispiel bei einem Ersatzteil auf einem Instandhaltungsauftrag der Fall.
• Vorgabecode (Fest vorgegebene Kostenstelle)
• Kein Code: Für Lager- bzw. Bilanzkonten wird üblicherweise keine Kostenstelle hinterlegt. Bei aktivierten Investitionsaufträgen werden zum Beispiel das Konto für Anlagen im Bau und andere Bilanzkonten ohne Kostenstelle gebucht.

Empfehlung: Nur benötigte Buchungsfälle einrichten

Richten Sie in der Arbeitsauftragsdimensionsmatrix Einrichtung nur die tatsächlich benötigten Spalten und Buchungsfälle ein. Fehlende Konten oder unbeabsichtigte Änderungen an Produktbuchungsgruppen werden so spätestens beim Buchen sichtbar. Andernfalls können sie unbemerkt zu einer falschen Kontierung führen.

Warum die Kostenstelle nicht am Artikel hinterlegt werden sollte

Im Business-Central-Standard wird die Dimension aus dem jeweiligen Geschäftsvorfall übernommen. Beim Einkauf stammt sie zum Beispiel aus der Bestellung oder Rechnung, beim Verkauf aus dem Verkaufsbeleg. In maintool stammt sie aus dem Auftrag. Eine Kostenstelle am Artikel wäre für alle Verwendungen gleich. Das ist ungeeignet, wenn derselbe Artikel in verschiedenen Bereichen eingesetzt wird, etwa ein Leuchtmittel in der Verwaltung und in der Produktion.

Lagerbuchung Einrichtung

Die Lagerbuchung Einrichtung ist für Einsätze mit Artikeln bzw. Ersatzteilen in nahezu allen maintool-Fällen erforderlich. Sie bestimmt, welcher Lagerort zusammen mit welcher Lagerbuchungsgruppe auf welches Bestandskonto gebucht wird.

• Einkäufe erhöhen das Bestandskonto, der Verbrauch verringert es wieder.
• Die Einrichtung gilt pro Lagerort, zum Beispiel für ein Hauptlager und weitere Lagerorte. Für jeden Lagerort können Sie eine eigene Kontierung hinterlegen. In der Regel verwenden Kunden jedoch dieselbe Kontierung für alle Lagerorte.
• Auch für Buchungen ohne Lagerort, benötigen Sie eine Zeile, also eine Zeile mit leerem Lagerortcode.

So richten Sie die Lagerbuchung ein

1. Öffnen Sie die Seite Lagerbuchung Einrichtung.
2. Legen Sie für jede benötigte Kombination aus Lagerort (einschließlich leerem Lagerort) und Lagerbuchungsgruppe eine Zeile an.
3. Hinterlegen Sie in jeder Zeile das Lagerkonto, also das Bestandskonto.
4. Optional: Wenn Sie die Sollkostenbuchung verwenden, hinterlegen Sie zusätzlich das Lagerkonto (Interim) (siehe Abschnitt „Sollkostenbuchung und Interimskonten").

Weitere Konten auf dieser Seite stammen aus dem Produktionsmodul von Business Central, zum Beispiel Konten für unfertige Arbeiten, Materialabweichungen und Kapazitäten. Sie sind für die Ersatzteilbuchung in maintool nicht relevant.

Sollkostenbuchung und Interimskonten (optional)

Die Sollkostenbuchung ist optional und nicht für alle Unternehmen erforderlich. 

• Bei der Lieferung sind die endgültigen Artikelkosten noch nicht bekannt. Die auf der Bestellung angegebenen Kosten werden deshalb zunächst auf ein Interimskonto gebucht.
• Nach Eingang der Rechnung wird das Interimskonto wieder entlastet und der tatsächliche Betrag auf das reguläre Lagerkonto gebucht.
• Wenn ein Wareneingang nur mengenmäßig gebucht ist, ändert sich der Lagerwert in der Finanzbuchhaltung ohne aktivierte Sollkostenbuchung nicht.
• Die Interimskonten werden in der maintool Einrichtung erst über den Schalter Alle Dimensionsbuchungen anzeigen bzw. Alle Sachkonten anzeigen eingeblendet.

Häufige Fehler und Fehlermeldungen

Fehler in der Buchungseinrichtung treten vor allem bei der anfänglichen Systemeinrichtung und beim Systemstart auf, wenn einzelne Buchungsfälle vergessen wurden. Je nach Komplexität kann die Einrichtung deutlich umfangreicher ausfallen und ein bis zwei Bildschirmseiten umfassen. Damit steigt das Risiko, einzelne Buchungsfälle zu übersehen.

• Nach der erstmaligen vollständigen Einrichtung ändert sich die Konfiguration normalerweise nur selten.
• Wichtig: Ändert sich die Kontierung, passen Sie diese sowohl in der Standard-Buchungsmatrix Einrichtung als auch in der Arbeitsauftragbuchungsmatrix Einrichtung an.
• Änderungen an Buchungsgruppen können Sie über das Änderungsprotokoll nachvollziehen.

Weiterführende Informationen

• Microsoft Learn: Buchungsgruppen einrichten
• Microsoft: Einrichten oder Ändern des Kontenplans
• Microsoft: Verstehen Sie das Hauptbuch und den Kontenplan
• Microsoft: Den Kontenplan verstehen