maintool kann bei bestimmten Ereignissen in der Instandhaltung automatisch E-Mails versenden, zum Beispiel wenn eine Arbeitsauftragsanforderung registriert wird oder ein Arbeitsauftrag einen neuen Status erhält. So erfahren die Beteiligten ohne Umweg, dass sie handeln müssen oder wie weit ihr Anliegen ist.
Der Versand läuft im Hintergrund über das in Business Central eingerichtete E-Mail-Konto. Die Nachrichten sind kurze Textmails. Sie nennen die Belegnummer und den neuen Status bzw. den Vorgang.
Wann werden E-Mails versendet?
| Ereignis | Empfänger | Inhalt |
| Eine Arbeitsauftragsanforderung wird registriert (Aktion Registrieren). | Der Benutzer, der in der Benutzer Einrichtung als verantwortlich für die zuständige Abteilung der Anforderung hinterlegt ist. | Betreff: Anforderungsnummer und Beschreibung der Arbeitsauftragskategorie. Text: Beschreibung der Anforderung. |
| Eine Arbeitsauftragsanforderung wird gebucht. | Der Benutzer, der die Anforderung registriert hat (Registriert von Benutzer). | Hinweis, dass die Anforderung gebucht wurde, ggf. mit der Nummer des daraus erstellten Arbeitsauftrags. |
| Der Status eines Arbeitsauftrags wird geändert. | Je nach Einrichtung des Status: Sachbearbeiter, Verantwortlicher der zuständigen Abteilung und/oder die Benutzer, die die zugrunde liegenden Anforderungen registriert haben. | Arbeitsauftragsnummer und neuer Status. Wenn ein Arbeitsauftrag eröffnet wird, nennt die E-Mail zusätzlich den zugeordneten Sachbearbeiter bzw. die Abteilung. |
E-Mails werden nur für Belege versendet, deren Arbeitsauftragskategorie den Versand erlaubt. Belege ohne Arbeitsauftragskategorie lösen nie eine E-Mail aus.
Voraussetzungen
- In Business Central ist ein E-Mail-Konto eingerichtet und als Standardkonto festgelegt (Seite E-Mail-Konten). Ohne funktionierendes E-Mail-Konto kann maintool keine E-Mails versenden.
- Für alle Empfänger gibt es einen Eintrag in der Benutzer Einrichtung mit gepflegter E-Mail-Adresse.
Einrichtung
- E-Mail-Konto einrichten
Öffnen Sie die Seite E-Mail-Konten, legen Sie über Neu ein Konto an (z. B. Microsoft 365 oder SMTP) und legen Sie es als Standardkonto fest. Prüfen Sie die Verbindung mit einer Test-E-Mail. - Versand je Arbeitsauftragskategorie aktivieren
Öffnen Sie die Seite Arbeitsauftragskategorien und aktivieren Sie das Feld E-Mail senden bei allen Kategorien, für die E-Mails versendet werden sollen. Dieser Schalter ist die Grundvoraussetzung für alle E-Mails dieses Artikels. Solange er aus ist, versendet maintool für Belege dieser Kategorie keine E-Mails. - E-Mail-Adressen der Benutzer pflegen
Öffnen Sie die Seite Benutzer Einrichtung und tragen Sie für jeden Empfänger im Feld E-Mail die Adresse ein. - Verantwortliche für Abteilungen festlegen
Wählen Sie in der Benutzer Einrichtung im Feld Zuständig für Abteilung die Abteilung (Ressourcengruppe), für die der Benutzer zuständig ist. Pro Abteilung sollte genau ein Benutzer hinterlegt sein. Gibt es mehrere, erhält nur der erste gefundene Benutzer die E-Mail. - Sachbearbeiter mit Benutzern verknüpfen
Damit Sachbearbeiter E-Mails erhalten, öffnen Sie die Ressourcenkarte der jeweiligen Person und tragen Sie im Feld Benutzer-ID im Abschnitt collana maintool den zugehörigen Business-Central-Benutzer ein. Die E-Mail-Adresse wird aus der Benutzer Einrichtung dieses Benutzers gelesen. - Empfänger je Arbeitsauftragsstatus festlegen
Öffnen Sie die Seite Auftragsstatus Einrichtung. Legen Sie für jeden Status fest, wer beim Wechsel in diesen Status benachrichtigt wird:- E-Mail senden an den Sachbearbeiter: der im Arbeitsauftrag eingetragene Sachbearbeiter.
- E-Mail senden an Zust. für Abteilung: der Verantwortliche der im Arbeitsauftrag eingetragenen zuständigen Abteilung.
- E-Mail senden an Registriert von: alle Benutzer, die eine der Arbeitsauftragsanforderungen registriert haben, aus denen der Arbeitsauftrag entstanden ist.
Für die E-Mails bei Arbeitsauftragsanforderungen (Registrieren und Buchen) genügen die Schritte 1 bis 4. Die Einstellungen in der Auftragsstatus Einrichtung gelten nur für Arbeitsaufträge.
| Hinweis: Ist der Versand aktiv, fehlt aber eine benötigte Angabe, bricht maintool den Vorgang mit einer Fehlermeldung ab. Der Status wird dann nicht geändert bzw. die Anforderung nicht registriert oder gebucht. Fehlende Angaben sind zum Beispiel keine E-Mail-Adresse in der Benutzer Einrichtung, kein Verantwortlicher für die Abteilung oder keine Benutzer-ID an der Ressource des Sachbearbeiters. Pflegen Sie die Angaben nach und wiederholen Sie den Vorgang. |
Was Sie beachten sollten
- Betreff und Text werden in der Sprache des Benutzers erstellt, der den Vorgang auslöst.
- Für das Registrieren einer Arbeitsauftragsanforderung muss an der Anforderung eine zuständige Abteilung eingetragen sein. Andernfalls wird keine E-Mail versendet.
- Wird ein Arbeitsauftrag mit eingetragenem Sachbearbeiter eröffnet, braucht dieser Sachbearbeiter immer eine Benutzer-ID mit E-Mail-Adresse, sobald die Arbeitsauftragskategorie den Versand erlaubt. Das gilt auch dann, wenn der Status selbst keine E-Mail an den Sachbearbeiter vorsieht.
- Versendete E-Mails finden Sie auf der Seite Gesendete E-Mails, fehlgeschlagene auf der Seite E-Mail-Postausgang.
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