Ressourcen Stunden rückmelden wie geplant

Kurzzusammenfassung

In diesem Artikel werden die Bearbeitungsschritte erläutert, Ressourcen Stunden „wie (im Auftrag) geplant“ zu erfassen. Voraussetzung dafür ist, dass ein Auftrag existiert. Handelt es sich um eine abgeschlossene Ad Hoc-Störungsbeseitigung, für die noch kein Auftrag existiert, wird zunächst ein Auftrag erstellt, der genau die Positionen enthält, die nun quasi „wie geplant“ zurückgemeldet werden sollen.

Ressourcen Stunden „Rückmelden wie geplant“

Wie in diesem Abschnitt erläutert, liegt für diese Art der Erfassung der Ressourcen Stunden meist eines der beiden Szenarien vor:

• Es wurde ein existierender Auftrag bearbeitet. Der Auftrag konnte wie geplant ausgeführt werden (Geplante Ressourcen Stunden entsprechen den geleisteten Ressourcen Stunden). Bemerkungen oder Checklisteninhalte gibt es nicht rückzumelden.
• Eine Instandhaltungstätigkeit wurde Ad Hoc ausgeführt, ohne dass zuvor ein Auftrag angelegt wurde. Nun sollen Ressourcen Stunden für diese Tätigkeit erfasst werden. Ggf. sollen Bemerkungen im Zuge der Auftragserstellung eingetragen und zusätzlich rückgemeldet werden.

Die zentrale Frage vor der Rückmeldung von Ressourcen Stunden ist also, ob ein Auftrag existiert, zu dem die Stunden erfasst werden können.

Existiert ein Auftrag, kann der nachfolgende Abschnitt übersprungen werden.

Der Arbeitsauftrag in maintool

Der Arbeitsauftrag ist das zentrale Element in maintool. Im Arbeitsauftrag werden die geplanten Leistungen erfasst, Auftragstexte angelegt (Checklisten, Anweisungen, Hinweise) sowie die grundlegenden buchhalterischen Informationen gepflegt. Eine ausführliche Anleitung ist hier zu finden.

Sollte z.B. im Fall einer Ad Hoc-Störungsbeseitigung noch kein Auftrag in maintool existieren, kann dieser in wenigen Schritten erstellt werden.

Die hier aufgezeigten Beispiele orientieren sich an Mindest- bzw. Pflichtangaben zur Erfassung einer abgeschlossenen Ad Hoc Störungsbeseitigung und der anschließenden Rückmeldung von Ressourcen Stunden über den Auftrag „wie geplant“.

Erstellen eines Arbeitsauftrags

• Erstellen eines neuen Arbeitsauftrags auf der Startseite mit Klick auf „+Arbeitsauftrag“.
• Mit Klick in ein Feld außer „Nr.“ wird automatisch die Auftragsnummer eingetragen.

Hinweis:

• Mit Klick auf „Beleg kopieren“ kann ein bereits erstellter Auftrag, eine Auftragsrückmeldung, ein Abgeschlossene Auftrag, eine gebuchte Auftragsrückmeldung oder ein Terminplan als Vorlage für den neuen Auftrag herangezogen werden.

• Zusätzlich kann ausgewählt werden, ob Informationen vom Beleg- „Kopf“, den „Zeilen“, den „Details“, den „Texten“ übernommen werden sollen. „Zeilen neuberechnen“ aktualisiert z.B. Preisinformation oder Bestandsdaten im Hintergrund und mit „Alte Zeilen löschen“ können ggf. bereits eingegebene Zeilen gelöscht werden vor Übernahme der zu kopierenden Zeilen.

Register Allgemein

Wenn die „Beleg kopieren“ Funktion nicht genutzt wird, können die nachfolgenden Felder manuell gefüllt werden.

• „Beschreibungsfelder“ des Auftrags ausfüllen. Ggf. „Bemerkungen“ für ausführliche Dokumentation von Informationen nutzen.
• Im Feld „Zust. Abteilung Nr.“ angeben, welche Abteilung für die Durchführung bzw. Überwachung der Durchführung verantwortlich ist.
• „Sachbearbeiter Nr.“ angeben (wer Auftrag erfasst oder für Bearbeitung zuständig ist).
• „Auftragskategorie Code“ dient einerseits zu Auswertungszwecken, zusätzlich kann damit eine Vorbelegung weiterer für die Buchung eines Auftrags erforderlicher Felder realisiert werden. Ein Klick in das Drill-Down-Menü und anschließend auf „Aus vollständiger Liste auswählen“ listet eine Eingabematrix auf.

Register Technisches Objekt

• Hat der Auftrag einen Bezug zu einem (oder mehreren) Technischen Objekt/en, dann muss bei „Bezugsobjekt“ die Kategorie des Technischen Objekts und mit Klick auf „Detail“ das oder die betreffende/n Technische Objekt/e ausgewählt werden.

Register Zeilen

• Die Auftragszeilen ermöglichen die Eingabe der Ressourcen Stunden, die für die Bearbeitung des Auftrags zurückgemeldet werden sollen.
• Die Erfassung von Planzeilen erfolgt von links nach rechts.
• Wenn nachfolgend genannte Spalten nicht sichtbar sind, können diese mit der Funktion „Personalisieren“ hinzugefügt werden.

• Hier ist zu überprüfen, dass die in den Zeilen eingegeben Ressourcen Stunden dem entsprechen, was auf den Auftrag „wie geplant“ zurückgemeldet werden soll.

Register Leistungsbeschreibung

• Das Feld „Leistungsartencode“ dient zu Auswertungszwecken und kann entsprechend ausgefüllt werden.

Register Buchung

• In der Regel ist die Eingabe einer „Auftragsbuchungsgruppe“ für einfache Auftragsrückmeldungen ausreichend, damit Aufwände und Verbräuche gebucht werden können. Eine Vorbelegung über das Feld „Auftragskategorie“ ist möglich.

Register Termine

• In diesem Inforegister können Terminangaben zum erledigten Auftrag gemacht werden.

Statusänderung

Sollte sich der Auftrag noch im Status „Planung“ befinden, muss dieser nun nach Eingabe bzw. Prüfung aller relevanten Informationen zum Auftrag auf „Ausführung“ gesetzt werden.

Bemerkungen zum Auftrag

Sollen ausführliche Informationen zur Auftragsbearbeitung dokumentiert werden, können die „Bemerkungen“ genutzt werden.

Überprüfung auf Anweisungen oder Checklistenpositionen im Auftrag

Bevor die Rückmeldung wie geplant erfolgt, wird empfohlen zu prüfen, ob im Auftrag Anweisungen oder Checklistenpositionen hinterlegt sind. Am einfachsten wird dazu die Infobox „Auftragstexte“ auf mögliche Inhalte überprüft und ggf. beantwortet, wie in den Artikeln zu Checklisten beschrieben.

Funktion „Rückmelden wie geplant“

Anschließend kann der Auftrag „wie geplant“ zurückgemeldet werden. Die Funktionsschaltfläche „Rückmelden wie geplant“ befindet sich sowohl in der Auftragsübersicht (Liste aller Aufträge) als auch in der Arbeitsauftragskarte.

Mit dieser Funktion werden alle geplanten Zeilen des Arbeitsauftrages so zurückgemeldet, wie sie im Auftrag eingetragen worden sind.

Im Zuge der Rückmeldung kann eine Statusänderung vorgenommen werden:

• Wenn es sich um einen Dauerauftrag handelt, auf den weitere Buchungen erfolgen sollen, kann das Feld leer gelassen werden.
• Wenn der Auftrag tatsächlich abgearbeitet ist, kann der Status auf „Fertig“ gesetzt werden.
• Sollen weitere Buchungen auf den Auftrag erfolgen, um ihn demnächst abzuschließen, kann der Status auf „in Bearbeitung“ gesetzt werden.

Anschließend kann mit Klick auf „Ja“ die „Rückmeldung wie geplant“ abgeschlossen werden.