Ressourcen Stunden in Auftragsrückmeldung erfassen

Kurzzusammenfassung

In diesem Artikel werden die Bearbeitungsschritte erläutert, Ressourcen Stunden über einen Arbeitsauftrag zurückzumelden, indem eine neue Auftragsrückmeldung erstellt wird. Diese Vorgehensweise wird gewählt, wenn ein Auftrag z.B. „in mehreren Etappen“ zurückgemeldet und zu einem späteren Zeitpunkt abgeschlossen wird. Oder ein Auftrag kann nicht „wie geplant“ zurückgemeldet werden, weil viele vom Auftrag abweichende Aufwände erfasst werden sollen. Voraussetzung für eine Rückmeldung ist, dass ein Auftrag existiert. Ist dies nicht der Fall, wird zuvor ein neuer Auftrag erstellt.

Ressourcen Stunden „Rückmelden wie geplant“

Wie in den Artikeln zur Auftragsrückmeldung erläutert, liegt für diese Art der Erfassung der Ressourcen Stunden meist eines der beiden Szenarien vor:

• Es wurde ein existierender Auftrag bearbeitet. Der Auftrag konnte wie geplant ausgeführt werden (Geplante Ressourcen Stunden entsprechen den geleisteten Ressourcen Stunden). Bemerkungen oder Checklisteninhalte gibt es nicht rückzumelden.
• Eine Instandhaltungstätigkeit wurde Ad Hoc ausgeführt, ohne dass zuvor ein Auftrag angelegt wurde. Nun sollen Ressourcen Stunden für diese Tätigkeit erfasst werden. Ggf. sollen Bemerkungen im Zuge der Auftragserstellung eingetragen und zusätzlich rückgemeldet werden.

Die zentrale Frage vor der Rückmeldung von Ressourcen Stunden ist also, ob ein Auftrag existiert, zu dem die Stunden erfasst werden können.

Existiert ein Auftrag, kann der folgende Abschnitt übersprungen werden.

Der Arbeitsauftrag in maintool

Der Arbeitsauftrag ist das zentrale Element in maintool. Im Arbeitsauftrag werden die geplanten Leistungen erfasst, Auftragstexte angelegt (Checklisten, Anweisungen, Hinweise) sowie die grundlegenden buchhalterischen Informationen gepflegt. Eine ausführliche Anleitung ist in diesen Artikeln zu finden.

Sollte z.B. im Fall einer Ad Hoc-Störungsbeseitigung noch kein Auftrag in maintool existieren, kann dieser in wenigen Schritten erstellt werden.

Die hier aufgezeigten Beispiele orientieren sich an Mindest- bzw. Pflichtangaben zur Erfassung einer abgeschlossenen Ad Hoc Störungsbeseitigung und der anschließenden Rückmeldung von Ressourcen Stunden über den Auftrag „wie geplant“.

Erstellen eines Arbeitsauftrags

• Erstellen eines neuen Arbeitsauftrags auf der Startseite mit Klick auf „+Arbeitsauftrag“.
• Mit Klick in ein Feld außer „Nr.“ wird automatisch die Auftragsnummer eingetragen.

Hinweis:

• Mit Klick auf „Beleg kopieren“ kann ein bereits erstellter Auftrag, eine Auftragsrückmeldung, ein Abgeschlossene Auftrag, eine gebuchte Auftragsrückmeldung oder ein Terminplan als Vorlage für den neuen Auftrag herangezogen werden.

• Zusätzlich kann ausgewählt werden, ob Informationen vom Beleg- „Kopf“, den „Zeilen“, den „Details“, den „Texten“ übernommen werden sollen. „Zeilen neuberechnen“ aktualisiert z.B. Preisinformation oder Bestandsdaten im Hintergrund und mit „Alte Zeilen löschen“ können ggf. bereits eingegebene Zeilen gelöscht werden vor Übernahme der zu kopierenden Zeilen.

Register Allgemein

Wenn die „Beleg kopieren“ Funktion nicht genutzt wird, können die nachfolgenden Felder manuell gefüllt werden.

• „Beschreibungsfelder“ des Auftrags ausfüllen. Ggf. „Bemerkungen“ für ausführliche Dokumentation von Informationen nutzen.
• Im Feld „Zust. Abteilung Nr.“ angeben, welche Abteilung für die Durchführung bzw. Überwachung der Durchführung verantwortlich ist.
• „Sachbearbeiter Nr.“ angeben (wer Auftrag erfasst oder für Bearbeitung zuständig ist).
• „Auftragskategorie Code“ dient einerseits zu Auswertungszwecken, zusätzlich kann damit eine Vorbelegung weiterer für die Buchung eines Auftrags erforderlicher Felder realisiert werden. Ein Klick in das Drill-Down-Menü und anschließend auf „Aus vollständiger Liste auswählen“ listet eine Eingabematrix auf.

Register Technisches Objekt

• Hat der Auftrag einen Bezug zu einem (oder mehreren) Technischen Objekt/en, dann muss bei „Bezugsobjekt“ die Kategorie des Technischen Objekts und mit Klick auf „Detail“ das oder die betreffende/n Technische Objekt/e ausgewählt werden.

Register Zeilen

• Die Auftragszeilen ermöglichen die Eingabe der Ressourcen Stunden, die für die Bearbeitung des Auftrags zurückgemeldet werden sollen.
• Die Erfassung von Planzeilen erfolgt von links nach rechts.
• Wenn nachfolgend genannte Spalten nicht sichtbar sind, können diese mit der Funktion „Personalisieren“ hinzugefügt werden.

• Hier ist zu überprüfen, dass die in den Zeilen eingegeben Ressourcen Stunden dem entsprechen, was auf den Auftrag „wie geplant“ zurückgemeldet werden soll.

Register Leistungsbeschreibung

• Das Feld „Leistungsartencode“ dient zu Auswertungszwecken und kann entsprechend ausgefüllt werden.

Register Buchung

• In der Regel ist die Eingabe einer „Auftragsbuchungsgruppe“ für einfache Auftragsrückmeldungen ausreichend, damit Aufwände und Verbräuche gebucht werden können. Eine Vorbelegung über das Feld „Auftragskategorie“ ist möglich.

Register Termine

• In diesem Inforegister können Terminangaben zum erledigten Auftrag gemacht werden.

Statusänderung

Sollte sich der Auftrag noch im Status „Planung“ befinden, muss dieser nun nach Eingabe bzw. Prüfung aller relevanten Informationen zum Auftrag auf „Ausführung“ gesetzt werden.

Bemerkungen zum Auftrag

Sollen ausführliche Informationen zur Auftragsbearbeitung dokumentiert werden, können die „Bemerkungen“ genutzt werden.

Überprüfung auf Anweisungen oder Checklistenpositionen im Auftrag

Bevor die Rückmeldung wie geplant erfolgt, wird empfohlen zu prüfen, ob im Auftrag Anweisungen oder Checklistenpositionen hinterlegt sind. Am einfachsten wird dazu die Infobox „Auftragstexte“ auf mögliche Inhalte überprüft und ggf. beantwortet, wie in diesem Artikel beschrieben.

Funktion „Auftragsrückmeldung erstellen“

In der Kartenansicht des zuvor geöffneten Auftrags kann mit Klick auf das „Dropdown Menü“ hinter „Folgeauftrag erstellen“ und „Auftragsrückmeldung erstellen“ eine Auftragsrückmeldung erstellt werden.

Anschließend erscheint die Abfrage zur Auswahl der Nummernserie.

Diese kann einfach mit „Ja“ quittiert werden, wenn nur eine Nummernserie existiert, andernfalls muss die betreffende Nummernserie ausgewählt werden.

Auftragsrückmeldung bearbeiten

Die erstellte Auftragsrückmeldung wird geöffnet und relevante Feldinhalte werden aus dem Auftrag übernommen und vorbelegt.

Im Register „Allgemein“ wird in den Feldern „Buchungsdatum“ und „Belegdatum“ das Bearbeitungsdatum vorbelegt. Die Inhalte des Felds „Ausführungsdatum/-zeit“ werden aus den ggf. eingetragenen Daten des Registers „Termine“ übernommen. Diese Felder können nun gegebenenfalls den aktuellen Gegebenheiten angepasst werden.

Je nach Einstellung in der „Auftragsverwaltung Einrichtung“ werden im Register „Zeilen“ bereits Plandaten aus dem Auftrag angezeigt, andernfalls besteht im obersten Bereich der Karte mit Klick auf „Weitere Optionen“, „Aktionen“, „Funktion“ und „Plandaten übertragen“ die Möglichkeit, Plandaten aus dem Arbeitsauftrag in das Register „Zeilen“ zu übertragen.

Im Register „Zeilen“ können die ggf. bestehenden Zeilenangaben geändert oder gelöscht werden oder gänzlich neue Zeilen zur Rückmeldung von Stunden hinzugefügt werden, um genau das abzubilden, was in dieser Auftragsrückmeldung „auf den Auftrag gebucht“ werden soll. Enthält der Auftrag Materialbedarf, aber es sollen nur Ressourcen Stunden gebucht werden, wird empfohlen, die Zeilen mit den Materialangaben aus der Auftragsrückmeldung zu löschen.

Die Erfassung der Zeilen erfolgt immer von links nach rechts, da nur so Automatismen während der Erfassung aktiviert werden.

Auftragsrückmeldung buchen

Nach Erfassung der Rückmeldezeilen kann die Auftragsrückmeldung über die Schaltfläche „Buchen“ gebucht werden.

maintool fragt ab, ob bei dieser Gelegenheit auch der Auftragsstatus geändert werden soll auf einen im Drill-Down-Menü zur Auswahl stehenden Status. Soll keine Statusänderung erfolgen, kann die Abfrage ohne eine Eintragung mit „Ja“ („zur Buchung der Auftragsrückmeldung“) quittiert werden.

Mit der Buchung wird die neue Auftragsrückmeldung in die Liste „Gebuchte Auftragsrückmeldungen“ verschoben, siehe „Gebuchte Belege“.

Des Weiteren werden mit der Buchung sogenannte „Auftragsposten“ bzw. „Auftragswertposten“ erzeugt. Sie enthalten den Aufwand des Auftrags und können in der Auftragskarte mit Klick auf „Assist Button“, „Zugehörig“, „Arbeitsauftrag“ und dann „Posten“ angezeigt werden. Alternativ können sie in der Infobox „Arbeitsauftragshistorie“ des Auftrags mit Klick auf „Anzahl Posten“ eingesehen werden.

Der Blick in die Auftragskarte ermöglicht zudem die Kontrolle der „Plankosten“ und mit Klick auf „Vorgang“, dann „Statistik“ kann eine detaillierte Gegenüberstellung der geplanten und bisher gebuchten Aufwände angezeigt werden.

Korrekturbuchungen erstellen

Über die Auftragsrückmeldung können auch Buchungen korrigiert werden, z.B. wenn zu viele Stunden oder falsche Artikel gebucht wurden.

Im Register „Zeilen“ muss die Spalte „Ausgleich mit Lfd. Nr.“ eingeblendet sein, ggf. mit „Personalisieren“ hinzufügen.

Für die Stornierung muss die zu korrigierende Menge in der betreffenden Zeile negativ angegeben werden. Erst dann kann in der Spalte „Ausgleich mit Lfd. Nr.“ die entsprechende „Lfd. Nr.“ der zuvor gebuchten Arbeitsauftragsposten eingetragen werden, zu der die Korrekturbuchung durchgeführt werden soll. Dazu den Cursor in das betreffende Feld der Spalte „Ausgleich mit Lfd. Nr.“ setzen. Mit Klick auf die 3 horizontalen Punkte rechts („Erweiterter Lockup“) kann die Liste der „Arbeitsauftragsposten“ eingeblendet werden. Darin nun die betreffende Zeile (Buchung) auswählen und mit „OK“ bestätigen.

Die „Lfd. Nr.“ wird in die Spalte „Ausgleich mit Lfd. Nr.“ übernommen:

Hinweis:

• Es können nur bereits gebuchte Auftragsposten storniert und ausgeglichen werden. Wird kein Auftragsposten angezeigt, wurde für diese Position (Artikel, Ressource, etc.) keine Buchung vorgenommen.

Nach der erfolgreichen Zuweisung des Ausgleiches kann die Auftragsrückmeldung gebucht werden.

Dabei entsteht ein neuer Auftragsposten, der die „Restmenge“ der Ursprungsbuchung reduziert, siehe nachfolgende Abbildung: