Einführung Auftragsrückmeldung

Kurzzusammenfassung

In diesem Dokument werden die grundlegenden Bearbeitungsschritte im Zusammenhang mit
Auftragsrückmeldungen erläutert. In einer Auftragsrückmeldung werden geleistete Stunden und
Materialverbräuche auf Aufträge rückgemeldet, egal ob es sich dabei um einen Ad hoc-Auftrag zur
direkten Störungsbeseitigung, einen geplanten Arbeitsauftrag oder einen Dauerauftrag handelt.

Überblick Auftragsrückmeldung

Die Auftragsrückmeldung dient der Buchung von geleisteten Mitarbeiterstunden oder
Arbeitseinheiten und kann zudem für die Verbrauchsmeldung von Material und Ersatzteilen genutzt
werden. Des Weiteren können im Zuge der Erstellung der Auftragsrückmeldung ggf. relevante
Informationen zur Ausführung des Instandhaltungsauftrags erfasst und dokumentiert werden.

Für die Erstellung von Auftragsrückmeldungen gibt es mehrere Möglichkeiten:

• Funktion „Rückmelden wie Geplant“ nach Klick auf „Vorgang“ in der Kartenansicht des
  Auftrags.
• Funktion „Auftragsrückmeldung erstellen“ nach Klick auf „Neu“ in der Kartenansicht des
  Auftrags.
• „direkte“ Buchung von Leistungen in den „Arbeitsauftrags Buch.-Blättern“ (Suche nach
  „Arbeitsauftrags Buch.-Blätter“) ohne Möglichkeit zur Eingabe von Begleitinformationen zum
  Auftrag.

Allen vorgenannten Möglichkeiten ist gemein, dass bekannt sein muss, zu welchem Auftrag eine
Rückmeldung erstellt werden soll. Die Praxis zeigt jedoch, dass mitunter Instandhaltungstätigkeiten
ausgeführt werden, z.B. in Form von Ad Hoc „Aufträgen“, obwohl dazu formal noch kein Auftrag in
MAIN-TOOL angelegt wurde. Spätestens bei der „nachträglichen“ Rückmeldung von Ressourcen
Stunden und Materialverbräuchen, muss dazu jedoch ein Auftrag in MAIN-TOOL angelegt werden.
Ein Vorteil der Erfassung von Ressourcen Stunden über den Auftrag ist, dass der Auftrag geöffnet
wird, zu dem Ressourcen erfasst werden sollen. Damit stehen alle Informationen aus dem Auftrag zur
Verfügung. Gerade wenn zusätzlich zu den Ressourcen Stunden auch Rückmeldungen in Form von
Bemerkungen, beispielsweise Vorkommnissen während der Auftragsbearbeitung oder
Rückmeldungen zu obligatorischen Checklisteneinträgen dokumentiert werden sollen, können diese
direkt im Auftrag gespeichert werden, bevor dann mit den Funktionen „Rückmelden wie geplant“
oder „Auftragsrückmeldung erstellen“ die eigentliche Rückmeldung von Ressourcen Stunden erfolgt.

• Die Funktion „Rückmelden wie geplant“ ermöglicht mit einem Klick, die Planzeilen aus dem
  Auftrag 1 zu 1 in die Auftragsrückmeldung zu übernehmen und einfach zu buchen. Dies kommt
  häufig zur Anwendung, wenn der Arbeitsauftrag in einer Aktion abgearbeitet werden kann und
  die Aufwände mit den Planzeilen identisch sind. Diese Form der Auftragsrückmeldung wird
  auch häufig bei nachträglicher Erfassung eines Ad Hoc Auftrags angewendet, da bei der
  erforderlichen Auftragserstellung genau die Positionen erfasst werden, die dann einfach „wie
  geplant“ rückgemeldet werden können.
• Die Funktion „Auftragsrückmeldung erstellen“ ermöglicht hingegen, zu den Planzeilen
  abweichende Aufwände zu erfassen, z.B. wenn täglich Ressourcen Stunden erfasst werden
  sollen, der Aufwand im Auftrag aber über mehrere Tage eingeplant wurde.

Bei der Erfassung von Ressourcen Stunden in den Arbeitsauftrags Buch.-Blättern können bei der
Eingabe im Gegensatz zu den vorgenannten Möglichkeiten keine Bemerkungen oder
Checklistenergebnisse im Auftrag dokumentiert werden. Da hierbei der Auftrag nicht geöffnet wird,
besteht auch keine Einsicht in die Planzeilen des Auftrags. Es muss also genau bekannt sein, was
zurückgemeldet werden soll. Vorteilhaft ist jedoch, dass in einem Durchgang viele Zeilen auch für
verschiedene Aufträge erfasst und gebucht werden können, also eine „rationelle listenmäßige
Datenverarbeitung“ erleichtert wird.

Praxisnahe Szenarien der 3 genannten Möglichkeiten zur Erstellung von Auftragsrückmeldungen sind:

1. „Rückmelden wie geplant“:

a) Es wurde ein existierender Auftrag bearbeitet. Der Auftrag konnte wie geplant ausgeführt werden (Geplante Ressourcen Stunden entsprechen den geleisteten Ressourcen Stunden). Bemerkungen oder Checklisteninhalte gibt es nicht rückzumelden.

b) Eine Instandhaltungstätigkeit wurde Ad Hoc ausgeführt, ohne dass zuvor ein Auftrag angelegt wurde. Nun sollen Ressourcen Stunden für diese Tätigkeit erfasst werden. Es wird ein neuer Auftrag erstellt und genau so angelegt, damit er nachträglich „wie geplant“ zurückgemeldet werden kann. Bemerkungen können im Zuge der Auftragserstellung ggf. eingetragen und zusätzlich rückgemeldet werden.

Die Bearbeitungsschritte dieser beiden Szenarien werden hier beschrieben.

2. „Auftragsrückmeldung erstellen“:

a. Im Gegensatz zu 1.a) soll die Auftragsrückmeldung z.B. abweichende Informationen gegenüber den geplanten Zeilen des Auftrags enthalten und/oder es sollen Bemerkungen oder Checklisteninhalte im Auftrag rückgemeldet werden. Dann wird der existierende Auftrag geöffnet, Bemerkungen oder Checklisteninhalte darin eingetragen und anschließend die Funktion „Auftragsrückmeldung erstellen“ genutzt, um z.B. abweichende Informationen zu den Planzeilen des Auftrags rückzumelden.

b. Im Gegensatz zu 1.b) konnte der Ad Hoc-Auftrag ggf. nicht an einem Tag abgearbeitet werden, es sollen aber täglich Ressourcen Stunden rückgemeldet werden, weshalb nun nach Erstellen des Auftrags die Funktion „Auftragsrückmeldung erstellen“ genutzt wird, um abweichende Informationen zu den Planzeilen des Auftrags rückzumelden.

Die Bearbeitungsschritte dieser beiden Szenarien werden hier beschrieben.

3. „Buchen von Ressourcen Stunden in Arbeitsauftrags Buch.-Blättern:

Es sollen Ressourcen Stunden zu einem existierenden Auftrag in den Arbeitsauftrags
Buch.-Blättern rückgemeldet werden. Bemerkungen oder Checklisteninhalte sind nicht
rückzumelden.

Die Bearbeitungsschritte dieses Szenarios werden hier beschrieben.

Auftragsrecherche

Als schnelle Suchfunktionen für einen Arbeitsauftrag existieren in der Liste der Arbeitsaufträge folgende Möglichkeiten:

• Die Suche mit Klick auf „Suchen“, z.B. nach Auftragsnummer.
• Die Sortierung nach Zelleninhalten nach Markierung der gewünschten Zelle und Klick auf die
  Spaltenüberschrift, anschließend Klick auf „Filter“ oder „Nach diesem Wert filtern“

Bemerkungen und Checklisten

Es wird empfohlen, bei der Bearbeitung der Rückmeldung Informationen zu

• Bemerkungen z.B. mit Informationen zur Auftragsbearbeitung
• Ergebnisse zu Checklisten

direkt im Auftrag zu dokumentieren.

Bemerkungen erfassen

Für die Erfassung von Bemerkungen im Auftrag gibt es zwei Möglichkeiten:

• Infobox „Bemerkungen“ und Klick auf „Bearbeiten“
• „Rest anzeigen (…)“, „Zugehörig“, „Arbeitsauftrag“ und Klick auf „Bemerkungen“

Mit Klick auf „Bemerkungen“ bzw. „Bearbeiten“ werden die Bemerkungen geöffnet und nach Eingabe eines Zeitstempels kann mit der Eingabe von Bemerkungen begonnen werden.

Soll ein Text mit „Copy-Paste“ eingefügt oder ein Text eingegeben werden, der über eine Zeile hinausgeht, wird empfohlen die Funktion „Text Editor – Neue Bemerkung“ zu nutzen. Dazu muss zunächst die Zeile ausgewählt werden, in die der Test eingefügt werden soll und anschließend auf „Text Editor“ geklickt werden.

Der mehrzeilige Text wird nun mit aktuellem Datum in die ausgewählte Zeile eingefügt.

Die eingegebenen Zeilen werden nun in der Infobox „Bemerkungen“ angezeigt.

Somit steht eine einfache Möglichkeit zur Verfügung, Informationen zum Auftrag in Textform über die
bekannten Feldinhalte hinaus bereitzustellen.

Checklistenabfragen dokumentieren

Angenommen, ein Arbeitsauftrag enthält eine als obligatorische gekennzeichnete
Checklistenposition, z.B. einen Betriebsstundenzähler im Zuge der Instandhaltungstätigkeit zu notieren, dann muss die Rückmeldung zu dieser Checklistenposition im Auftrag erfasst werden, weil sonst keine Änderung des Auftragsstatus auf „Fertig“ erfolgen kann. Da im Zuge der
Auftragsrückmeldung über den Auftrag der Auftrag sowieso geöffnet werden sollte, wird empfohlen,
das Ergebnis zur Checklistenposition direkt im Auftrag zu erfassen.
Mit Öffnen des Auftrags werden ggf. hinterlegte Auftragstexte (Anweisungen, Checklisten) in der Infobox „Auftragstexte“ angezeigt.

Mit Klick auf „Texte“ wird die Listenansicht „Auftragstexte“ geöffnet Eine „Anweisung“ erwartet keine Rückmeldung, wenn sie sich nicht auf eine als obligatorisch gekennzeichnete Checklistenkatalognummer bezieht.

Der abgefragte Zählerstand muss in der Spalte „Ergebnis“ eingetragen werden.

Im Auftrag wird der Checklisteneintrag nun in der Infobox „Auftragstexte“ angezeigt.